Description du poste de type secrétaire exécutif : les principales fonctions et le profil recherché

Exemples de titres de poste :

• Secrétaire de direction
• Secrétaire exécutif ou secrétaire exécutive
• Secrétaire exécutif ou secrétaire exécutive (avec compétences MS Office)
• Secrétaire exécutif ou secrétaire exécutive (temps partiel)
• Assistant exécutif ou assistante exécutive
• Adjoint ou adjointe de direction

Secrétaire exécutif ou secrétaire exécutive : résumé du poste

Une description de poste réussie commence par un résumé convaincant du rôle et de son importance au sein de votre entreprise. Votre résumé devrait fournir un aperçu de votre entreprise et des attentes pour le poste.

Décrivez les activités et les responsabilités liées à l’emploi afin que les chercheurs d’emploi puissent déterminer s’ils sont qualifiés ou si l’emploi leur convient.

Exemple de résumé pour un poste de secrétaire exécutif ou secrétaire exécutive

Notre entreprise est à la recherche d’une personne capable de fournir un soutien administratif de première qualité à notre équipe de haute direction. Le ou la secrétaire de direction sera responsable de la préparation des rapports pour le personnel d’encadrement et de direction, et servira de liaison entre nos clients et la direction de l’entreprise.

La personne idéale pour ce poste est professionnelle et possède plus de 2 ans d’expérience dans un rôle administratif avec des cadres de niveau C. Les candidats et candidates qualifiés doivent soumettre leur curriculum vitæ le plus tôt possible.

Secrétaire exécutif ou secrétaire exécutive : responsabilités et tâches

Cette section est essentielle, car elle définit les fonctions principales du poste, les tâches et les interactions quotidiennes. Décrivez ici les fonctions que ce poste effectuera régulièrement, ainsi que le fonctionnement du travail au sein de l’organisation.

Exemples de responsabilités et de tâches pour un secrétaire exécutif ou une secrétaire exécutive

• Recevoir les appels des clients et répondre à leurs questions ou prendre un message destiné au bon interlocuteur.
• S’assurer que tous les documents d’appel d’offres et la correspondance avec les grands clients sont correctement emballés et préparés pour l’expédition.
• Programmer des conférences téléphoniques, des sessions de vidéoconférence et des réunions dans la salle de conférence de l’entreprise.
• Prioriser les tâches administratives quotidiennes pour s’assurer que les projets sont terminés à temps.
• Soumettre les feuilles de temps et les dépenses des employés à la paie chaque semaine.

Secrétaire exécutif ou secrétaire exécutive : qualifications et compétences

Indiquez les compétences essentielles pour le poste. Vous pouvez inclure la formation, l’expérience, les certifications, les compétences techniques et les qualités personnelles souhaitées.

Bien qu’il puisse être tentant d’inclure une longue liste de compétences et d’exigences, un trop grand nombre pourrait dissuader les personnes qualifiées de postuler.

Gardez votre liste concise et mettez l’accent sur les qualifications essentielles tout en intégrant des mots-clés pertinents pour attirer les candidats et candidates qui répondent le mieux aux exigences du poste.

Exemples de qualifications et de compétences pour un secrétaire exécutif ou une secrétaire exécutive

• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires exigé (baccalauréat de préférence).
• 5 ans ou plus d’expérience en administration.
• Solides compétences en informatique et avec MS Office.
• Capacité avérée d’assumer une variété de tâches différentes sans être débordé.
• Disposition professionnelle et amicale.
• Expérience dans la préparation d’appels d’offres publics de préférence.