Description du poste de type assistant administratif ou assistante administrative : les principales fonctions et le profil recherché

Exemples de titres de poste :

• Assistant administratif ou assistante administrative
• Adjoint administratif ou adjointe administrative
• Commis administratif ou commis administrative
• Secrétaire administratif ou secrétaire administrative
• Spécialiste de soutien administratif
• Assistant ou assistante de bureau
• Assistant administratif ou assistante administrative (certification CAP par l’IAAP)
• Assistant administratif ou assistante administrative (temps partiel)
• Assistant ou assistante de direction

Assistant administratif ou assistante administrative : résumé du poste

Une description de poste réussie commence par un résumé convaincant du rôle et de son importance au sein de votre entreprise. Votre résumé devrait fournir un aperçu de votre entreprise et des attentes pour le poste.

Décrivez les activités et les responsabilités liées à l’emploi afin que les chercheurs d’emploi puissent déterminer s’ils sont qualifiés ou si l’emploi leur convient.

Exemple de résumé pour un poste d’assistant administratif ou d’assistante administrative

Nous sommes une société de courtage immobilier de premier plan à la recherche d’un assistant administratif ou d’une assistante administrative ayant de l’expérience dans le domaine de l’immobilier. Vos tâches consistent à aider le personnel administratif à répondre au téléphone, à répondre aux courriels, à imprimer les documents, à envoyer et à traiter les factures et à planifier les réunions.

La personne idéale a travaillé dans un bureau immobilier pendant deux ans ou plus, aime saisir n’importe quelle tâche qui se présente à elle, peut travailler sur plusieurs projets à la fois et possède les compétences humaines nécessaires pour communiquer avec les clients et les employés de manière professionnelle.

Le poste est offert du lundi au vendredi, de 7 h à 15 h, et offre un salaire concurrentiel, des congés payés, des prestations de santé et de la formation dans l’industrie immobilière.

Assistant administratif ou assistante administrative : responsabilités et tâches

Cette section est essentielle, car elle définit les fonctions principales du poste, les tâches et les interactions quotidiennes. Décrivez ici les fonctions que ce poste effectuera régulièrement, ainsi que le fonctionnement du travail au sein de l’organisation.

Exemples de responsabilités et de tâches pour un assistant administratif ou une assistante administrative

• Planifier les réunions en fonction de la disponibilité du personnel et des salles.
• Assister les administrateurs et les cadres supérieurs dans l’exécution des tâches au besoin.
• Répondre rapidement aux appels téléphoniques et aux courriels, puis aviser les membres du personnel des renseignements importants.
• Afficher les courriels entrants et les trier dans des dossiers catégorisés.
• Vérifier les factures et les commandes pour réduire les erreurs.
• Copier, numériser et classer les documents du bureau.

Assistant administratif ou assistante administrative : qualifications et compétences

Indiquez les compétences essentielles pour le poste. Vous pouvez inclure la formation, l’expérience, les certifications, les compétences techniques et les qualités personnelles souhaitées.

Bien qu’il puisse être tentant d’inclure une longue liste de compétences et d’exigences, un trop grand nombre pourrait dissuader les personnes qualifiées de postuler.

Gardez votre liste concise et mettez l’accent sur les qualifications essentielles tout en intégrant des mots-clés pertinents pour attirer les candidats et candidates qui répondent le mieux aux exigences du poste.

Exemples de qualifications et de compétences pour un assistant administratif ou une assistante administrative

• Maîtrise de Microsoft Office Suite.
• Possibilité de créer des horaires raisonnables sans surréservation du personnel.
• Aisance à communiquer par téléphone, messagerie instantanée, courriel et intranet.
• Expérience de travail avec les plateformes de gestion de contact.
• Maîtrise du logiciel QuickBooks.
• Attention aux détails et capacité à effectuer plusieurs tâches à partir de plusieurs administrateurs.