Description du poste de type contrôleur ou contrôleuse de documents : les principales fonctions et le profil recherché

Exemples de titres de poste :

• Gestionnaire de documents
• Spécialiste du contrôle documentaire
• Contrôleur ou contrôleuse de documents (temps partiel)
• Contrôleur ou contrôleuse de documents (2 ans d’expérience)
• Contrôleur ou contrôleuse de documents (construction)

Contrôleur ou contrôleuse de documents : résumé du poste

Une description de poste réussie commence par un résumé convaincant du rôle et de son importance au sein de votre entreprise. Votre résumé devrait fournir un aperçu de votre entreprise et des attentes pour le poste.

Décrivez les activités et les responsabilités liées à l’emploi afin que les chercheurs d’emploi puissent déterminer s’ils sont qualifiés ou si l’emploi leur convient.

Exemple de résumé pour un poste de contrôleur ou contrôleuse de documents

Notre entreprise de construction se spécialise dans le résidentiel et les immeubles d’appartements. Nous recherchons un contrôleur ou une contrôleuse de documents pour maintenir nos dossiers à jour et superviser la gestion documentaire aux fins de conformité réglementaire et juridique. Il s’agit principalement d’un poste de bureau.

La personne idéale doit faire preuve d’initiative, être capable de travailler de façon autonome et en équipe. Elle devra posséder un excellent souci du détail et être à l’aise de communiquer clairement tout enjeu à la supervision. L’expérience avec des logiciels tels que CAPSYS Capture, FileMaker Pro et Xerox DocuShare constitue un atout. Une préférence sera accordée aux candidats possédant une expérience dans l’industrie de la construction.

Contrôleur ou contrôleuse de documents : responsabilités et tâches

Cette section est essentielle, car elle définit les fonctions principales du poste, les tâches et les interactions quotidiennes. Décrivez ici les fonctions que ce poste effectuera régulièrement, ainsi que le fonctionnement du travail au sein de l’organisation.

Exemples de responsabilités et de tâches pour un contrôleur ou une contrôleuse de documents

• Recueillir, numériser et téléverser des documents en suivant les procédures établies.
• S’assurer que tous les documents techniques, tels que les rapports, dessins et plans, sont collectés et enregistrés dans le système.
• Utiliser SmartSolve Document Management pour les opérations quotidiennes, la maintenance et le contrôle de qualité.
• Informer le personnel des mises à jour de versions documentaires et des modalités d’accès.
• Imprimer et distribuer les documents selon les besoins.
• Collaborer avec les documents et dossiers de divers départements, incluant les ressources humaines, le marketing et la construction.

Contrôleur ou contrôleuse de documents : qualifications et compétences

Indiquez les compétences essentielles pour le poste. Vous pouvez inclure la formation, l’expérience, les certifications, les compétences techniques et les qualités personnelles souhaitées.

Bien qu’il puisse être tentant d’inclure une longue liste de compétences et d’exigences, un trop grand nombre pourrait dissuader les personnes qualifiées de postuler.

Gardez votre liste concise et mettez l’accent sur les qualifications essentielles tout en intégrant des mots-clés pertinents pour attirer les candidats et candidates qui répondent le mieux aux exigences du poste.

Exemples de qualifications et de compétences pour un contrôleur ou une contrôleuse de documents

• DEC technique ou diplôme d’études supérieures en informatique, administration des affaires ou domaine connexe.
• Connaissance de SmartSolve Document Management et de systèmes de capture documentaire/imagerie.
• Minimum de 2 ans d’expérience en gestion documentaire ou de dossiers.
• Expérience de travail avec divers types de fichiers.
• Capacité de localiser et préserver les documents papier.
• Compréhension de base de la documentation de construction.