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Event Sales & Client Coordination – Job Description

Event Sales & Client Coordination

Reports to: General Manager

Summary of Position

The Event Sales & Client Coordination position is responsible for generating group and event sales through proactive outbound calling, business development, lead follow-up, and client relationship management.

The successful candidate will actively promote Les Trois Monkeys as a destination for corporate events, group celebrations, team-building activities, meetings, holiday parties, and other private or semi-private functions.

A key responsibility of this position is to ensure clear and accurate coordination between the client and all internal departments involved in delivering an event. This includes communicating event details, requirements, timing, special requests, and changes to the appropriate teams so that every department is properly prepared.

This is a sales and coordination role, not a management position. The position does not include responsibility for supervising, directing, or managing staff.

About the Role

Les Trois Monkeys is Montreal’s premier experiential entertainment venue, bringing together a high-end restaurant, dynamic bar, versatile event spaces, bowling, a massive arcade, gamified mini golf, laser tag, and gamified darts.

We are seeking a highly motivated and outgoing Event Sales & Client Coordination professional who is passionate about sales, customer service, and creating memorable group experiences.

The ideal candidate is comfortable making a high volume of outbound calls, developing new business, following up with prospects, building relationships with corporate clients and event planners, and converting opportunities into confirmed bookings.

You will be responsible for promoting our venue and experiences to businesses, organizations, groups, and individuals while maintaining strong communication with clients from the initial inquiry through the completion of their event.

Key Responsibilities

Sales & Business Development

• Make consistent outbound calls to prospective corporate clients, businesses, organizations, event planners, and groups.
• Proactively generate new leads and identify opportunities for group and event bookings.
• Sell and promote Les Trois Monkeys’ event offerings, including corporate events, team building, meetings, client appreciation events, birthday parties, holiday parties, group celebrations, and private events.
• Follow up with leads, inquiries, proposals, and previous clients to maximize conversion and repeat business.
• Build and maintain strong relationships with corporate clients, local businesses, event planners, and community organizations.
• Use existing client relationships and local business connections to generate new event opportunities.
• Conduct venue tours for potential corporate and social event clients.
• Present event packages and recommend appropriate food, beverage, entertainment, and activity options based on client needs.
• Prepare proposals, quotations, agreements, and contracts for confirmed and prospective events.
• Negotiate event details and pricing within established company guidelines.
• Follow up on outstanding proposals and deposits to ensure events are confirmed in a timely manner.
• Maintain accurate records of sales activity, client calls, leads, follow-ups, and results in the company database/CRM.
• Meet established sales and booking targets.
• Provide regular sales forecasts and updates to the General Manager.

Client Communication & Event Coordination

• Serve as the primary point of contact for clients throughout the sales and planning process.
• Respond to client inquiries promptly, professionally, and accurately.
• Obtain all necessary event information from clients, including guest numbers, timing, food and beverage requirements, activities, special requests, setup requirements, and other details.
• Provide every confirmed event with a clear and complete proposal and contract.
• Ensure all event information is accurate, up to date, and communicated to the appropriate internal departments.
• Coordinate with kitchen, service, operations, entertainment, reception, and other departments to ensure everyone has the information required to successfully execute the event.
• Communicate changes, special requests, allergies, timing requirements, guest expectations, and other important details to the appropriate departments.
• Follow up with internal departments to confirm that client requirements have been received and understood.
• Participate in regular meetings to communicate upcoming events, client requirements, sales activity, and important changes.
• Assist with event follow-up and client communication after the event to encourage repeat business and referrals.
• Monitor the client experience during events when appropriate and communicate any concerns to the appropriate management team.

Sales Administration

• Maintain accurate and organized event files, contracts, proposals, and client information.
• Maintain and update party and event reservation agreements and contracts.
• Track deposits, balances, and outstanding payments and communicate payment requirements to clients and the appropriate internal team.
• Use the company database/CRM to track calls, leads, sales activity, client information, and results.
• Maintain a quarterly sales plan and provide updates to the General Manager.
• Assist with the creation and updating of sales collateral and promotional materials as required.
• Respond to charitable donation requests according to company guidelines.
• Support the development of the VIP party and group event program.
• Maintain accurate information regarding available event packages, pricing, and offerings.

Community & Relationship Development

• Represent Les Trois Monkeys professionally at local networking events, business associations, corporate functions, and community events.
• Develop relationships with local businesses and organizations to generate recurring group business.
• Promote Les Trois Monkeys as a destination for corporate events, team building, celebrations, and group entertainment.
• Identify opportunities for partnerships, referrals, and repeat corporate business.

Qualifications

• 3+ years of active sales experience, preferably in hotel group sales, catering sales, event sales, hospitality, tourism, or business development.
• Proven ability to generate business through outbound calling, prospecting, networking, and follow-up.
• Demonstrated success in consultative selling and closing event or group sales.
• Experience working with corporate clients, event planners, businesses, or organizations is an asset.
• Established network of corporate clients, local businesses, event planners, HR professionals, executive assistants, and business owners in the Greater Montreal Area is an asset.
• Strong knowledge of the Montreal business and corporate community.
• Fluency in French and English, both written and spoken, is required.
• High school diploma or GED.
• Previous banquet, catering, hospitality, or event experience is an asset.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Strong customer service and interpersonal skills.
• Highly organized and detail-oriented.
• Comfortable making a high volume of outbound calls and following up consistently with prospects.
• Self-motivated, proactive, and results-oriented.
• Able to manage multiple clients and events while maintaining accurate information.
• Calm and professional under pressure.
• Strong ability to communicate effectively with multiple departments.
• High level of professionalism and attention to detail.
• Ability to stand and walk for extended periods and lift up to 40 lbs when required.

Position Focus

The primary focus of this position is:

1. Generate event sales through outbound calls and proactive business development.

2. Convert leads and inquiries into confirmed group and event bookings.

3. Provide professional and consistent communication to clients.

4. Ensure accurate coordination and communication between the client and all departments involved in the event.

5. Build long-term relationships that generate repeat business and referrals.

6. Support the successful execution of events without assuming management or staff-supervision responsibilities.

This version removes the staff-management, cleaning/enforcement, and operational-manager responsibilities while making the position much more clearly sales-driven and client-coordination focused.

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Vente d’événements et coordination avec les clients – Description de poste

Vente d’événements et coordination avec les clients

Supérieur immédiat : Directeur général

Résumé du poste

Le poste de Vente d’événements et coordination avec les clients a pour objectif principal de générer des ventes de groupes et d’événements grâce à des appels sortants, au développement de nouvelles affaires, au suivi des prospects et à la gestion des relations avec les clients.

La personne titulaire du poste sera responsable de promouvoir Les Trois Monkeys comme destination pour les événements corporatifs, activités de consolidation d’équipe, réunions, fêtes de Noël, célébrations de groupes, anniversaires et autres événements privés ou semi-privés.

Une responsabilité essentielle du poste consiste à assurer une communication claire, précise et efficace entre le client et tous les départements internes concernés par l’événement. Cela comprend la transmission des détails de l’événement, des besoins particuliers, des horaires, des demandes spéciales et de toute modification aux équipes concernées afin que chaque département soit adéquatement préparé.

Il s’agit d’un poste axé sur les ventes et la coordination et non d’un poste de gestion. La personne titulaire du poste n’est pas responsable de superviser, diriger ou gérer les employés.

À propos du poste

Les Trois Monkeys est une destination de divertissement expérientiel à Montréal réunissant un restaurant haut de gamme, un bar dynamique, des espaces événementiels polyvalents, du bowling, une immense arcade, du mini-golf interactif, du laser tag et des fléchettes interactives.

Nous recherchons une personne dynamique, motivée et orientée vers les résultats, ayant un intérêt marqué pour les ventes, le service à la clientèle et la création d’expériences mémorables pour les groupes.

La personne recherchée doit être à l’aise de faire un volume important d’appels sortants, de développer de nouvelles affaires, d’effectuer des suivis auprès des prospects, de bâtir des relations avec des entreprises et des planificateurs d’événements et de transformer les opportunités en réservations confirmées.

La personne sera responsable de promouvoir nos installations et nos expériences auprès des entreprises, organisations, groupes et particuliers, tout en maintenant une communication efficace avec les clients depuis la demande initiale jusqu’à la réalisation de leur événement.

Principales responsabilités

Ventes et développement des affaires

• Effectuer régulièrement des appels sortants auprès de clients corporatifs potentiels, entreprises, organisations, planificateurs d’événements et groupes.
• Générer activement de nouveaux prospects et identifier les occasions de réservations de groupes et d’événements.
• Vendre et promouvoir les offres événementielles des Trois Monkeys, notamment les événements corporatifs, activités de consolidation d’équipe, réunions, événements de reconnaissance de clients, anniversaires, fêtes de Noël, célébrations de groupes et événements privés.
• Effectuer le suivi des prospects, demandes de renseignements, propositions et anciens clients afin de maximiser les conversions et les réservations répétées.
• Développer et maintenir de solides relations avec les clients corporatifs, entreprises locales, planificateurs d’événements et organisations communautaires.
• Utiliser les relations existantes avec les clients et les contacts d’affaires locaux afin de générer de nouvelles occasions d’événements.
• Effectuer des visites des installations avec les clients potentiels corporatifs et sociaux.
• Présenter les forfaits événementiels et recommander les options de nourriture, boissons, divertissement et activités appropriées selon les besoins du client.
• Préparer les propositions, soumissions, ententes et contrats pour les événements potentiels et confirmés.
• Négocier les détails des événements et les prix conformément aux politiques et lignes directrices établies par l’entreprise.
• Effectuer le suivi des propositions et des dépôts en attente afin de confirmer les événements dans les meilleurs délais.
• Maintenir des dossiers précis des activités de vente, appels, prospects, suivis et résultats dans la base de données/CRM de l’entreprise.
• Atteindre les objectifs de ventes et de réservations établis.
• Fournir régulièrement au Directeur général des prévisions et mises à jour concernant les ventes d’événements.

Communication avec les clients et coordination des événements

• Agir comme principal point de contact du client pendant le processus de vente et de planification.
• Répondre rapidement, professionnellement et avec précision aux demandes des clients.
• Recueillir toutes les informations nécessaires concernant l’événement, notamment le nombre d’invités, les horaires, les besoins alimentaires et de boissons, les activités, les demandes spéciales, la configuration des espaces et toute autre exigence.
• Fournir à chaque client ayant confirmé un événement une proposition et un contrat clairs et complets.
• S’assurer que toutes les informations relatives à l’événement sont exactes, à jour et communiquées aux départements internes concernés.
• Coordonner avec la cuisine, le service, les opérations, le divertissement, la réception et les autres départements afin de s’assurer que chacun dispose des informations nécessaires à la bonne réalisation de l’événement.
• Communiquer les changements, demandes spéciales, allergies, exigences horaires, attentes du client et autres informations importantes aux départements concernés.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des départements internes afin de confirmer que les exigences du client ont été reçues et comprises.
• Participer aux réunions régulières afin de communiquer les événements à venir, les exigences des clients, les activités de vente et les changements importants.
• Effectuer un suivi auprès du client après l’événement afin de favoriser les réservations futures et les références.
• Lorsque nécessaire, être présent lors des événements afin de demeurer attentif à l’expérience du client et communiquer toute préoccupation à l’équipe de gestion appropriée.

Administration des ventes

• Maintenir des dossiers d’événements, contrats, propositions et informations clients précis et organisés.
• Maintenir et mettre à jour les ententes et contrats de réservation pour les fêtes et événements.
• Effectuer le suivi des dépôts, soldes et paiements en attente et communiquer les exigences de paiement aux clients et aux équipes internes concernées.
• Utiliser la base de données/CRM de l’entreprise pour suivre les appels, prospects, activités de vente, informations clients et résultats.
• Maintenir un plan de ventes trimestriel et fournir des mises à jour au Directeur général.
• Participer à la création et à la mise à jour des outils et documents de vente et de promotion lorsque requis.
• Répondre aux demandes de dons de bienfaisance conformément aux politiques de l’entreprise.
• Participer au développement du programme VIP et des événements de groupes.
• Maintenir à jour les informations concernant les forfaits, prix et offres événementielles disponibles.

Développement des relations et présence dans la communauté

• Représenter Les Trois Monkeys de façon professionnelle lors d’activités de réseautage, associations d’affaires, événements corporatifs et activités communautaires.
• Développer des relations avec les entreprises et organisations locales afin de générer des affaires récurrentes auprès des groupes.
• Promouvoir Les Trois Monkeys comme destination pour les événements corporatifs, activités de consolidation d’équipe, célébrations et divertissement de groupes.
• Identifier les possibilités de partenariats, de références et de clients corporatifs récurrents.

Qualifications

• Minimum de 3 ans d’expérience en vente active, idéalement dans la vente de groupes hôteliers, la vente de services de traiteur, la vente d’événements, l’hôtellerie, le tourisme ou le développement des affaires.
• Expérience démontrée dans la génération de nouvelles affaires grâce aux appels sortants, à la prospection, au réseautage et aux suivis.
• Expérience démontrée en vente-conseil et en conclusion de ventes d’événements ou de groupes.
• Expérience auprès de clients corporatifs, planificateurs d’événements, entreprises ou organisations, un atout.
• Réseau établi de clients corporatifs, entreprises locales, planificateurs d’événements, professionnels RH, adjoints exécutifs et propriétaires d’entreprises dans la grande région de Montréal, un atout.
• Bonne connaissance du milieu des affaires et du réseau corporatif montréalais.
• Bilinguisme français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, obligatoire.
• Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
• Expérience en banquet, restauration, hôtellerie ou événements, un atout.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
• Excellent sens du service à la clientèle et bonnes aptitudes interpersonnelles.
• Très bonne organisation et souci du détail.
• À l’aise d’effectuer un volume important d’appels sortants et d’assurer un suivi constant auprès des prospects.
• Autonome, dynamique, proactive et orientée vers les résultats.
• Capacité à gérer plusieurs clients et événements simultanément tout en maintenant des informations précises.
• Capacité à demeurer calme et professionnelle sous pression.
• Excellente capacité à communiquer efficacement avec plusieurs départements.
• Haut niveau de professionnalisme et souci du détail.
• Capacité à rester debout et à marcher pendant de longues périodes et à soulever jusqu’à 40 lb lorsque requis.

Priorités du poste

Les principales priorités de ce poste sont :

1. Générer des ventes d’événements grâce aux appels sortants et au développement proactif des affaires.

2. Transformer les prospects et demandes de renseignements en réservations de groupes et d’événements confirmées.

3. Offrir une communication professionnelle et constante aux clients.

4. Assurer une coordination et une transmission précises des informations entre le client et tous les départements impliqués dans l’événement.

5. Développer des relations à long terme afin de générer des réservations répétées et des références.

6. Contribuer à la réalisation réussie des événements sans responsabilités de gestion ou de supervision du personnel.

Work Location: In person