Clinical Secretary jobs

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

Résumé des fonctions

Le Centre de Counselling et de psychothérapie a été fondé en 1974 et a comme premier but d’offrir aux étudiants de la maîtrise et du doctorat en counselling et spiritualité, l’occasion de mettre en application les connaissances et les habiletés acquises auprès de clients, dans un cadre formatif et sous la supervision de professionnels qualifiés et deuxièmement de fournir des services de psychothérapie individuelle, de couple ou de famille, en français et en anglais, à la communauté de la région d’Ottawa-Gatineau.

Sous la supervision du directeur du Centre, le titulaire est responsable d’offrir un service d’accueil courtois et professionnel aux clients, étudiants, superviseurs et professeurs, de répondre ou rediriger les appels et les courriels, de créer et tenir à jour les dossiers des clients et de traiter et classer des documents dans les dossiers des étudiants. Le titulaire du poste travaille seul en soirée et doit être en mesure d’intervenir de façon sécuritaire et efficace en cas d’urgence ou de détresse potentielle des clients (p. ex., menace de suicide) conformément à la politique du Centre.

En raison de la nature des services offerts au Centre de Counselling, le titulaire du poste devra se conformer étroitement aux politiques et procédures du Centre (particulièrement en ce qui a trait à la confidentialité), aux normes de pratiques de l’Ordre des psychothérapeutes autorisés de l’Ontario (OPAO) et aux lois provinciales et fédérales applicables.

Principales fonctions

Service à la clientèle :

• Accueillir de manière courtoise et professionnelle les professeurs, superviseurs et étudiants.
• Accueillir les clients, traiter les transactions, fournir des reçus.
• Diriger les personnes en crise vers les ressources de crise au besoin.
• Soutenir les étudiants lorsqu’ils gèrent des situations de crise avec les clients conformément à la politique du Centre.

Communications :

• Répondre aux appels et aux courriels qui touchent toutes les facettes des activités sous sa responsabilité. Documenter les interactions pertinentes auprès des clients dans leur dossier.
• Rediriger les communications vers les personnes appropriées, conformément aux politiques et procédures en vigueur.
• Rédiger, traduire, préparer et envoyer des courriels ou autres formes de communication en français et/ou en anglais à la demande du directeur.
• Programmer des communications/courriels selon un horaire préétabli par le directeur pour soutenir la coordination du stage et des autres activités du Centre.

Gestion de bureau :

• Maintenir un espace de travail propre, organisé et sécuritaire.
• Assurer la coordination quotidienne des activités de la réception et une communication efficace entre les différentes équipes de travail. Assurer le suivi des tâches des étudiants du régime travail-étude au besoin.
• Former, s’il y a lieu, les employés et les étudiants du régime travail-étude en ce qui a trait aux méthodes de travail et les politiques et procédures à suivre à la réception.
• Soutenir les étudiants et les superviseurs dans la coordination et la réservation des salles dans VALT.
• Effectuer une vérification régulière de VALT afin d’assurer l’exactitude du stockage des enregistrements et le bon classement des vidéos, conformément aux politiques et procédures du Centre.
• Apporter des modifications aux rendez-vous ou au système de dossiers (VALT) à la demande des étudiants ou des superviseurs, selon les politiques et procédures du Centre.
• Veiller au respect des politiques et procédures du Centre en matière de cybersécurité et d’utilisation des technologies, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA) et aux normes de pratique de l’Ordre des psychothérapeutes autorisés de l’Ontario (OPAO).

Créer et tenir à jour les dossiers des clients dans la base des données :

• Ouvrir des dossiers pour de nouveaux clients : fournir des informations au sujet de nos services, recueillir et inscrire des informations sur les clients au profil et dans le dossier des clients, fixer un rendez-vous d’évaluation (tri d’appel). S’assurer que les informations recueillies sont exactes, y compris les informations de facturation.
• Maintenir à jour la liste d’attente : catégoriser les clients sur les listes d’attentes appropriés dans la base de données. Assurer des suivis téléphoniques périodiques pour les clients en attente de service selon les politiques et procédures du Centre.
• Assurer la fermeture des dossiers des clients dans les délais requis, conformément aux politiques et procédures du Centre.
• Traiter les dossiers à assigner aux étudiants à la demande du directeur.
• Apporter les modifications aux rendez-vous ou au système enregistrements (VALT) à la demande des étudiants ou des superviseurs selon les politiques et procédures du Centre.

Gestion des dossiers

• Effectuer des révisions mensuelles des dossiers actifs afin de s’assurer que toutes les notes cliniques ont été révisées et signées par les superviseurs, et assurer un suivi rapide des éléments en suspens.
• Surveiller le respect des normes de documentation et de gestion de cas, en identifiant les enjeux récurrents ou significatifs et en les traitant conformément aux lignes directrices établies.
• Informer le directeur du Centre ou le gestionnaire des problématiques importantes ou récurrentes liées à la gestion des dossiers ou à la documentation clinique, afin de favoriser une résolution rapide et une reddition de comptes adéquate.

Traiter et classer des documents dans les dossiers des étudiants :

• Recevoir et classer des documents relatifs au stage des étudiants dans leur dossier étudiant selon les conventions établies : contrat de supervision, évaluation de mi-session, évaluation finale, stage externe, etc.
• Recevoir, traiter et classer des documents relatifs aux heures de contact direct avec les clients et aux heures de supervision clinique des étudiants pour leur inscription auprès de l’OPAO. Transcrire les informations dans une base de données.
• Assurer le suivi des documents manquants auprès des étudiants et tenir à jour les dossiers des étudiants.

Général :

• Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels sur la santé des clients et des étudiants en se conformant aux politiques et procédures institutionnelles.
• Assurer le respect des politiques et les procédures du Centre et, au besoin, intervenir dans l’immédiat auprès des clients, des étudiants, des professeurs et des superviseurs lorsque les politiques et procédures ne sont pas suivies. Rapporter ces situations au directeur du Centre pour suivi au besoin et/ou proposer des suivis/rappels individuels ou collectifs.
• Informer le directeur du Centre en cas de plaintes de la part de clients ou des problèmes de comportement des étudiants.

Autres :

• Aider le directeur du Centre avec des projets spéciaux et d’autres tâches administratives, au besoin.
• Sous la direction de la directrice du Centre, coordonner les efforts de publicité. Tenir à jour une base de données des activités de promotion et assurer des suivis réguliers.
• Fournir aux organismes communautaires des dépliants et autres outils promotionnels, en personne, par la poste ou par courriel.
• Maintenir à jour la base de données des possibilités de stages externes, en veillant à ce que :
  • les coordonnées des milieux de stage soient à jour ;
  • les formulaires de placement externe contiennent des informations à jour ;
  • les demandes des étudiants concernant des possibilités de stage soient traitées

Formation, connaissances, expérience et qualités essentielles

• Diplôme d’études collégiales d’au moins 2 ans en administration ou dans un domaine connexe. Une expérience de travail équivalente sera prise en compte.
• Une expérience administrative d’au moins 2 ans dans le domaine de la santé mentale, de la santé ou dans un domaine apparenté.
• Bonne connaissance des pratiques et des procédures administratives courantes.
• Niveau avancé de bilinguisme (anglais et français) à l’oral et à l’écrit.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite.
• Organisé, capacité de travailler sous pression et à un rythme rapide.
• Sens de responsabilité et confidentialité.
• Excellentes habiletés interpersonnelles.
• Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et la capacité d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels (Jane, VALT, etc.).
• La formation en prévention du suicide (ASIST, Columbia ou équivalent) est un atout.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 8 juillet 2026 à 23:59pm .

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.