Coordination administrative - Office Administrator

Sommaire du poste

Le ou la coordonnateur(trice) de bureau joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien des opérations. Ce poste soutient plusieurs départements en gérant les communications, en coordonnant les services de messagerie, en assurant la gestion des fournitures de bureau et en contribuant aux tâches administratives et aux rapports.

Responsabilités principales

Réception et coordination du bureau

• Répondre aux appels entrants et les acheminer de manière professionnelle et efficace
• Recevoir, trier et distribuer le courrier dans l’ensemble du bureau
• Assurer le suivi quotidien des présences, des absences et des vacances des employés
• Contribuer à l’organisation générale du bureau et au maintien d’un environnement de travail efficace

Coordination des messageries et expéditions

• Organiser et traiter les envois par messagerie (Loomis, VCourrier, Purolator, DHL, FedEx, UPS)
• Hebdomadaire : préparer et soumettre les rapports comptables (ex. : rapport VCourrier avec confirmations)
• Répondre aux demandes internes liées aux envois
• Préparer les étiquettes d’expédition pour les différents départements
• Imprimer et préparer les étiquettes pour les équipes internes (ventes, entrepôt, projets spéciaux)

Fournitures et équipements de bureau

• Gérer les fournitures de la cuisine (commande et réapprovisionnement de café, lait, crème, sucre)
• Assurer le suivi de l’entretien de la machine à café et coordonner les appels de service au besoin

Documentation et catalogues

• Imprimer et coordonner la reliure des catalogues (détail, service alimentaire, emballage en anglais et en français)
• Maintenir un inventaire adéquat de catalogues à jour
• S’assurer que les documents désuets sont recyclés et gérés adéquatement

Soutien occasionnel

• Offrir un soutien de remplacement aux membres de l’équipe au besoin
• Participer à des projets spéciaux, incluant la reliure de catalogues et diverses tâches administratives lors d’absences

Qualifications

• Expérience préalable dans un rôle administratif, de soutien de bureau ou à la réception
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• Grand souci du détail
• Capacité de communiquer efficacement en français et en anglais
• Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration avec différents départements

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Position Summary

The Office Administrator plays a key role in ensuring the smooth day-to-day operations of the office. This position supports multiple departments by managing communications, coordinating courier services, maintaining office supplies, and assisting with administrative and reporting tasks.

Key Responsibilities

Reception & Office Coordination

• Answer and direct incoming calls in a professional and timely manner
• Receive, sort, and distribute incoming mail throughout the office
• Monitor daily attendance, tracking employee absenteeism and vacation schedules
• Support general office organization and ensure a well-functioning work environment

Courier & Shipping Coordination

• Arrange and process courier shipments using providers such as Loomis, VCourrier, Purolator, DHL, FedEx, and UPS
• Weekly- Prepare and submit accounting reports (e.g., VCourrier report with confirmations)
• Respond to internal courier requests from employees
• Prepare shipping labels as required for various departments
• Print and prepare labels for internal teams (sales, warehouse, and special projects)

Office Supplies & Equipment

• Manage office kitchen supplies, including ordering and replenishing coffee, milk, cream, and sugar
• Oversee coffee machine maintenance and coordinate service calls as needed

Documentation & Catalogues

• Print and coordinate binding of catalogues (Retail, Food Service, Packaging in English and French)
• Maintain an appropriate inventory of up-to-date catalogues
• Ensure obsolete materials are recycled and properly managed

Occasional Support

• Provide backup support to team members as needed
• Assist with special projects, including catalogue binding and administrative tasks during staff absences

Qualifications

• Previous experience in an administrative, office support, or receptionist role
• Strong organizational and multitasking skills
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• Strong attention to detail
• Ability to communicate effectively in both English and French
• Ability to work independently and collaboratively across departments

Pay: From $50,000.00 per year

Benefits:

• Casual dress
• Company events
• Dental care
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off

Work Location: In person