Coordonnateur(-trice) des conférences et des événements spéciaux

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste
Sous la direction de sa supérieure immédiate, le ou la titulaire du poste coordonne et organise des événements (conférences, séminaires, ateliers et réunions). Cette personne organise, répartit et contrôle le travail des autres, tout en participant à leur formation. Elle communique avec la clientèle afin de cerner ses besoins, coordonne tous les aspects des événements et veille au bon déroulement de ceux-ci. En outre, elle tient à jour des registres et assure le suivi et la gestion des fonds d’administration ou des comptes de résultats.

Principales responsabilités

• Coordonner et superviser les services d’accueil des programmes en personne de l’Institut des cadres de l’Université McGill (ICM).
• Offrir un service à la clientèle exceptionnel à l’ensemble des participants et participantes de l’ICM.
• Collaborer avec les traiteurs et les fournisseurs dans l’organisation de la logistique entourant l’accueil et les programmes.
• Coordonner les horaires de repas, les pauses-café, les cocktails, entre autres.
• Transmettre les factures des traiteurs et des fournisseurs en vue de leur traitement et tenir à jour le récapitulatif des coûts.
• Tenir un inventaire des fournitures de cuisine, de boissons, de collations et de matériel d’accueil.
• S’enquérir des exigences alimentaires particulières et des allergies des participants et participantes et veiller à ce que les repas soient adaptés en conséquence.
• Coordonner et superviser les activités quotidiennes de l’équipe occasionnelle à l’accueil.
• Planifier l’horaire de l’équipe occasionnelle à l’accueil.
• Préparer des évaluations ainsi que des résumés des commentaires sur la qualité de l’accueil pour favoriser l’amélioration continue du service.
• S’assurer que les cartes d’accès aux bâtiments sont programmées et que les autorisations d’accès pour ouvrir les portes sont accordées.
• Gérer le trousseau de clés des bureaux et superviser leur distribution et leur suivi.
• Tenir un inventaire des fournitures des programmes.
• Effectuer le rapprochement des opérations par carte bancaire.
• Demander et coordonner les autorisations de vente d’alcool pour les réceptions et les événements approuvés.
• Assurer la relève à l’accueil, notamment en accueillant les visiteurs et visiteuses, et en répondant aux appels téléphoniques.
• Résoudre les problèmes courants liés aux équipements audiovisuels et techniques dans les salles de classe et coordonner l’intervention d’un technicien ou d’une technicienne au besoin.
• Participer à des projets spéciaux visant à assurer le bon fonctionnement du service, selon les besoins.
• Participer aux projets d’équipe ponctuels et offrir un soutien opérationnel multidisciplinaire s’il y a lieu.
• Assurer une présence à temps plein sur place afin de veiller au bon déroulement quotidien des programmes et de répondre aux besoins des participants et participantes.
• Travailler selon un horaire normal de 8 h à 16 h, et faire preuve d’une certaine flexibilité pour travailler occasionnellement plus tard lorsque des réceptions, des activités ou des événements liés aux programmes se déroulent en soirée.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences ou aptitudes recherchées
Excellent sens de l’organisation. Capacité avérée à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités et à respecter les délais. Grand souci du détail. Habiletés éprouvées à transmettre clairement et à recevoir des informations. Souci d’offrir un service de qualité et capacité à travailler avec le personnel, peu importe leur niveau. Facilité à travailler de manière autonome et en équipe. Aptitudes manifestes pour le travail dans un environnement d’ordinateur personnel, en utilisant le traitement de texte, les tableurs, la navigation Web, les courriels, Banner et Minerva. Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

En tant que l'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous proposons :

• Un ensemble d'avantages sociaux compétitifs (assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie) (sous réserve d'admissibilité)
• Un régime de retraite à cotisations définies (avec une cotisation de l'employeur pouvant aller jusqu'à 10 %) (sous réserve d'admissibilité)
• Un régime collectif d'épargne-retraite enregistré (REER) et un compte d'épargne libre d'impôt (CELI)
• Une politique de congés payés compétitive
• Deux (2) jours de congé pour raisons personnelles
• Deux (2) jours fériés mobiles
• Neuf (9) « vendredis d’été » – jours de congé payés entre la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la Fête du Travail
• Congés payés pendant la période des fêtes de fin d’année
• Exonération des frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge
• Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être à la fois autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé / situé.

Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter de communiquer en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau n° 4 (qualifié) sur une échelle de 0 à 4.

Pour connaître la définition de nos niveaux de maîtrise de la langue, veuillez cliquer ici.

Formation et expérience minimales requises :

DEP - Études de secrétariat 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Superviseur(e) de programme

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2026-08-05

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.