Standards jobs in Ottawa, ON

(description de poste disponible en français sur demande)

Our purpose is to make skills, education and employment accessible to every person, so they can create their own world of unbounded possibilities.

About BUSY…

The BUSY Group is a not-for-profit organization with nearly 50 years' experience delivering skilling solutions and services for employers and businesses, job seekers and students, through apprenticeship support services, employment, education support programs, and vocational training. The BUSY Group Canada is building its Employment Services team in Ontario, and we're looking for people who want to help shape it.

Job Description

Are you the kind of person who makes everyone feel welcome the moment they walk in, pick up the phone or send a message?

We're looking for a warm, organized and composed Client Experience Coordinator to be the first point of contact for clients, employers, community partners and visitors at our Ontario service locations.

You will make sure every person gets timely, accurate information and reaches the right service without being passed from door to door.

About the Role

As our Client Experience Coordinator, You will set the tone for everything that follows. Whether someone arrives in person, calls, emails or reaches out through one of our digital channels, You will be the person who welcomes them, understands what they need and connects them with the right support.

You will answer enquiries about employment services, eligibility, appointments, job-search resources and community supports. You will register and onboard new clients, complete initial screening and service navigation, and support the Common Assessment Tool (CAT) where assigned and trained. You will also schedule appointments, follow up on missed ones, and connect people with our Employment Counsellors, Job Developers, Specialist Employment Staff or external community services.

You will help keep our front-of-house running smoothly, and your eye for detail and patterns will help us spot barriers and improve the client experience.

This is a full-time role reporting to the Team Lead, based at an assigned BUSY Group Canada service location in Ontario.

What You will Be Doing

• Be the first point of contact for clients, employers, community partners and visitors, in person, by phone, by email and through approved digital channels
• Provide clear, accurate information about employment services, eligibility, appointments, job-search resources and community supports
• Register and onboard new clients, collect required information and consent, and make sure records are complete before referral
• Complete initial screening and service navigation, including support for the Common Assessment Tool where assigned and trained
• Schedule and coordinate appointments, manage calendars and keep clients flowing smoothly through the service
• Monitor attendance, follow up on missed appointments and re-engage clients in line with service standards
• Direct clients to Employment Counsellors, Job Developers, Specialist Employment Staff or external community services based on their needs
• Respond promptly and professionally to enquiries, concerns and routine complaints, and escalate matters that need case-management or supervisory judgement
• Maintain a calm, welcoming and accessible reception environment, including for clients who may be distressed, unfamiliar with services or facing communication barriers
• Record enquiries, registrations, appointments, referrals, attendance and follow-up accurately and promptly in required systems
• Track referral sources and service-access patterns, and let the Team Lead know about recurring barriers, demand pressures or gaps in the client experience
• Support team communications, workshops, outreach activity and routine administrative needs
• Protect client privacy and follow requirements for accessibility, information security, health and safety, and records management

Compensation

$50,000 CAD per annum

BUSY Benefits…

• A culture of continuous learning, development, investment and celebration
• Work that genuinely impacts lives
• A collaborative team in a vibrant, energetic workplace where everyone's contribution is valued

Desired Skills and Experience

About You

You are welcoming, composed and dependable. You can handle a busy front desk, a ringing phone and a full inbox at once and still make each person feel like they have your full attention. You know what you can resolve on the spot and when to bring in someone else.

• At least two years of experience in reception, customer service, administration, call-centre or another high-volume, client-facing environment
• Strong customer service and interpersonal skills, with a professional, welcoming and composed manner
• The ability to manage in-person, telephone, email and system demands at the same time
• Strong organization, prioritization, attention to detail and follow-through
• The ability to communicate clearly with people from diverse backgrounds and with different accessibility or communication needs
• Good judgement about what to resolve directly and what to refer or escalate
• Accurate data entry and documentation skills
• Confidence learning and using multiple databases, scheduling tools and Microsoft 365 applications
• A commitment to accessible, culturally responsive, trauma-informed and person-centred service

It would be great if you also have:

• Post-secondary education in office administration, customer service, social services or a related field (equivalent relevant experience will be considered)
• Experience in employment services, community services or a publicly funded program
• Knowledge of local employment and community resources
• Bilingual English/French skills (an asset for designated locations)

At BUSY, we believe every person deserves access to skills, education and employment so they can create their own world of unbounded possibilities.

If you're passionate about people, service and creating brighter futures, we would love to hear from you.

Next steps...

This is an opportunity linked to a prospective Integrated Employment Services contract. The role is conditional upon contract award, organizational approval and completion of required pre-employment checks. Duties, reporting relationships and work location may be adjusted to meet final program requirements.

This posting is for a future vacancy, not an existing vacancy.

BUSY does not use artificial intelligence to screen, assess or select applicants.

The BUSY Group prioritizes the safeguarding of children and all vulnerable people by actively adopting strategies that embed a culture of zero tolerance for abuse of any kind. The appointment of successful applicants will be subject to a satisfactory criminal record check, where required for the position.

The BUSY Group Canada is committed to inclusive employment practices and strongly encourages applications from First Nations, Métis and Inuit peoples, racialized persons, newcomers, persons with disabilities, and members of 2SLGBTQI+ communities.

Accommodation is available throughout the recruitment process and during employment, in accordance with the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). Applicants may request accommodation at any stage.

We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted.

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Notre raison d’être est de rendre accessibles les compétences, l’éducation et l’emploi à chaque personne afin qu’elle puisse façonner un avenir riche en possibilités, sans limites.

À propos de BUSY…

The BUSY Group est un organisme à but non lucratif qui possède près de 50 ans d’expérience dans la prestation de solutions et de services d’acquisition des compétences destinés aux employeurs et aux entreprises, aux personnes à la recherche d’un emploi et aux étudiants, notamment par l’entremise de services de soutien à l’apprentissage, de services d’emploi, de programmes de soutien à l’éducation et de formations professionnelles. The BUSY Group Canada développe actuellement son équipe de services d’emploi en Ontario et est à la recherche de personnes qui souhaitent contribuer à son développement.

Description du poste

Êtes-vous le genre de personne qui fait en sorte que chaque personne se sente la bienvenue dès qu’elle franchit la porte, décroche le téléphone ou envoie un message?

Nous sommes à la recherche d’une personne chaleureuse, organisée et posée pour occuper le poste de coordonnatrice ou coordonnateur de l’expérience client et être le premier point de contact pour les clients, les employeurs, les partenaires communautaires et les visiteurs à notre point de service situé à Orleans, en Ontario.

Vous veillerez à ce que chaque personne reçoive des renseignements rapides et exacts et soit dirigée vers le bon service, sans être renvoyée d’un service à l’autre.

À propos du rôle

Dans ce rôle, vous donnerez le ton à tout ce qui suivra. Qu’une personne se présente en personne, appelle, envoie un courriel ou communique avec nous par l’un de nos canaux numériques, vous serez la personne qui l’accueillera, comprendra ses besoins et l’orientera vers le soutien approprié.

Vous répondrez aux demandes de renseignements concernant les services d’emploi, les critères d’admissibilité, les rendez-vous, les ressources de recherche d’emploi et les services de soutien communautaire. Vous accueillerez et accompagnerez les nouveaux clients dans leur intégration, effectuerez le dépistage initial et l’orientation vers les services, et contribuerez à l’utilisation de l’Outil d’évaluation commune (CAT) lorsque cette responsabilité vous sera confiée et que vous aurez reçu la formation requise. Vous assurerez également la prise de rendez-vous, effectuerez le suivi des rendez- vous manqués et orienterez les personnes vers nos conseillers et conseillères en emploi, nos conseillers et conseillères en développement de l’emploi, le personnel spécialisé en emploi ou vers des services communautaires externes.

Vous contribuerez au bon fonctionnement de l’accueil et des services de première ligne. Votre souci du détail et votre capacité à repérer les tendances nous aideront à identifier les obstacles et à améliorer l’expérience des clients.

Il s’agit d’un poste à temps plein, relevant du chef/de la cheffe d’équipe, et basé dans un point de service de BUSY Group Canada assigné, situé en Ontario.

Vos principales responsabilités

• Être le premier point de contact pour les clients, les employeurs, les partenaires communautaires et les visiteurs, en personne, par téléphone, par courriel et par l’intermédiaire des canaux numériques approuvés
• Fournir des renseignements clairs et exacts sur les services d’emploi, les critères d’admissibilité, les rendez-vous, les ressources de recherche d’emploi et les services de soutien communautaire
• Inscrire et intégrer les nouveaux clients, recueillir les renseignements et les consentements requis, et veiller à ce que les dossiers soient complets avant tout aiguillage
• Effectuer l’évaluation initiale et l’orientation vers les services, notamment en fournissant du soutien relativement à l’Outil commun d’évaluation lorsque cette responsabilité est assignée et que la formation requise a été suivie
• Planifier et coordonner les rendez-vous, gérer les calendriers et assurer un cheminement fluide de la clientèle tout au long du parcours de services
• Effectuer le suivi de la présence aux rendez-vous, assurer le suivi des rendez-vous manqués et favoriser la réintégration des clients conformément aux normes de service
• Orienter les clients vers les personnes conseillères en emploi, les personnes conseillères en développement de l’emploi, le personnel spécialisé en emploi ou les services communautaires externes, selon leurs besoins
• Répondre rapidement et professionnellement aux demandes de renseignements, aux préoccupations et aux plaintes courantes, et transmettre les situations nécessitant
• une gestion de cas ou le jugement d'un superviseur
• Maintenir un environnement d’accueil calme, chaleureux et accessible, y compris pour les clients qui peuvent être en situation de détresse, qui connaissent peu les services offerts ou qui rencontrent des obstacles liés à la communication
• Consigner avec exactitude et en temps opportun les demandes de renseignements, les inscriptions, les rendez-vous, les références, la présence et les suivis dans les systèmes requis
• Suivre les sources d’orientation et les tendances liées à l’accès aux services, et informer le chef ou la cheffe d’équipe des obstacles récurrents, des pressions liées à la demande ou des lacunes dans l’expérience client
• Soutenir les communications de l’équipe, les ateliers, les activités de sensibilisation et les besoins administratifs courants
• Protéger la vie privée des clients et respecter les exigences en matière d’accessibilité, de sécurité de l’information, de santé et sécurité au travail et de gestion des dossiers

Les avantages de BUSY…

• Une culture axée sur l’apprentissage continu, le perfectionnement, l’investissement et la célébration des réussites
• Un travail qui a un impact réel sur la vie des gens
• Une équipe collaborative au sein d'un milieu de travail dynamique et stimulant où la contribution de chacun est valorisée

Compétences et expérience recherchées

Votre profil

Vous êtes une personne accueillante, calme et fiable. Vous pouvez gérer simultanément un comptoir d’accueil achalandé, un téléphone qui sonne et une boîte de réception bien remplie, tout en faisant sentir à chaque personne qu’elle a toute votre attention. Vous savez quelles situations vous pouvez régler immédiatement et quand il convient de faire appel à quelqu’un d’autre.

• Au moins deux années d’expérience en réception, en service à la clientèle, en administration, dans un centre d’appels ou dans un autre environnement à volume élevé offrant des services directs à la clientèle
• Solides compétences en service à la clientèle et en relations interpersonnelles, avec une approche professionnelle, accueillante et posée
• Capacité à gérer simultanément les demandes en personne, par téléphone, par courriel et provenant du système
• Solides compétences en organisation, en établissement des priorités, en souci du détail et en suivi
• Capacité à communiquer clairement avec des personnes issues de divers milieux et ayant différents besoins en matière d’accessibilité ou de communication
• Bon jugement pour déterminer ce qui peut être réglé directement et ce qui doit être transmis à un niveau supérieur
• Compétences en saisie de données et en documentation
• Aisance à apprendre et à utiliser plusieurs bases de données, outils de planification et applications Microsoft 365
• Engagement envers une prestation de services accessible, culturellement adaptée, tenant compte des traumatismes et centrée sur la personne

Les atouts suivants seraient également appréciés :

• Études postsecondaires en administration de bureau, service à la clientèle, services sociaux ou dans un domaine connexe (une expérience pertinente équivalente sera prise en considération)
• Expérience dans les services d’emploi, les services communautaires ou un programme financé par des fonds publics
• Connaissance des ressources locales en matière d’emploi et des ressources communautaires
• Compétences bilingues en anglais et en français (un atout pour les emplacements désignés)

Chez BUSY, nous croyons que chaque personne mérite d’avoir accès aux compétences, à l’éducation et à l’emploi afin de pouvoir façonner un avenir riche en possibilités, sans limites.

Si vous êtes passionné(e) par les gens, le service et la création d’un avenir plus prometteur, nous aimerions avoir de vos nouvelles.

Prochaines étapes…

Il s’agit d’une dotation anticipée liée à un éventuel contrat de Services d’emploi intégrés. Le poste sera doté sous condition de l’attribution du contrat, de l’approbation de l’organisme et la finalisation de vérifications préalables requises avant l’emploi. Les fonctions, les liens hiérarchiques et le lieu de travail pourraient être modifiés afin de répondre aux exigences finales du programme.

Il s’agit d’un poste à possiblement pourvoir à l’avenir et non d’un poste actuellement vacant.

BUSY n’utilise pas l’intelligence artificielle pour trier, évaluer ou sélectionner les candidats.

The BUSY Group accorde la priorité à la protection des enfants et de toutes les personnes vulnérables en adoptant activement des stratégies favorisant une culture de « tolérance zéro » à l’égard de toute forme d'abus. La nomination des candidats retenus sera assujettie à une vérification satisfaisante des antécédents judiciaires, lorsque celle-ci est requise pour le poste.

The BUSY Group Canada s’engage à adopter des pratiques d’emploi inclusives et encourage vivement les membres des Premières Nations, les Métis et les Inuit, les personnes racisées, les nouveaux arrivants, les personnes en situation de handicap et les membres des communautés 2ELGBTQI+ à poser leur candidature.

Des mesures d’adaptation sont par ailleurs offertes tout au long du processus de dotation ainsi que lors de la période d’emploi, conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario et à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Les candidats peuvent demander des mesures d’adaptation à toute étape du processus.

Nous remercions toutes les personnes ayant posé leur candidature de leur intérêt; seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Pay: Up to $50,000.00 per year

Work Location: In person