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ADMINISTRATIVE COORDINATOR

(Permanent, full-time position)

Under the supervision of the Executive Administrative Coordinator, the Administrative Coordinator supports the Deputy Chief through the effective management of schedules, communications, and document creation. The role involves coordinating logistics related to meetings and travel, acting as a key liaison among various internal and external partners, and contributing to the management of sensitive situations and confidential public safety information, requiring discretion and responsiveness. The incumbent ensures compliance with directives and procedures; travels as required to accompany the Deputy Chief and participates in the continuous improvement of administrative processes.

Key Responsibilities

• Manage the Deputy Chief’s schedule, emails, phone calls, appointments, and internal and external communications
• Prepare, review, and manage documents, briefing notes, agendas, minutes, and presentations
• Coordinate the logistics of meetings, committees, travel, and official events, including transportation and accommodation arrangements
• Support the Deputy Chief in handling urgent or sensitive situations, including the smooth flow of information under time constraints
• Handle and organize confidential administrative information related to the Deputy Chief’s office
• Act as a liaison between the Deputy Chief’s office and internal units and partners, as directed
• Travel, upon request, to accompany the Deputy Chief to meetings, events, conferences, and other activities
• Ensure the application of regulations, directives, policies, procedures, and administrative measures within the Police Service
• Compiling statistics, processing data and producing reports
• Contribute to the continuous improvement of administrative processes and management methods
• Managing office supplies
• Perform any other related duties as required by the needs of the NPS

Qualifications

• Professional, college, or university diploma in a related field; additional qualifications or experience in office administration will be considered an asset
• An equivalent combination of education, training and experience may be considered
• Minimum of four (4) years of relevant experience
• Excellent planning and organizational skills, attention to detail, ability to work under pressure, establish priorities, and meet tight deadlines
• Excellent written and oral communication skills in English and French; knowledge of Inuktitut is an asset
• Excellent knowledge of the Microsoft Office Suite
• Availability to travel upon request
• Experience in handling confidential information
• Experience in a public safety, governmental, or police environment (major asset)

Place of work: Hybrid.

Salary and Benefits

·Minimum $78,429, Maximum $ 107,846

· RRSP: 7% employer contribution

· Group insurance (dental, glasses, health spending account)

· Meals and expenses paid while travelling in Nunavik (per diems)

· Vacation: 30 days annually

· Statutory holidays: 20 days, including 10 during the Christmas period

The Kativik Regional Government (KRG) subscribes to the principle of employment equity. In accordance with the James Bay and Northern Quebec Agreement, working conditions may be adapted to promote the hiring of Inuit candidates.

Only candidates selected for an interview will be contacted.

COORDONNATEUR ADMINISTRATIFCOORDONNATRICE ADMINISTRATIVE

(Poste permanent à temps plein)

Sous la supervision de la Coordonnatrice Administrative de Direction du Service de police du Nunavik, la personne titulaire du poste soutient le chef adjoint en gérant efficacement les horaires, les communications et la création de documents. Ce poste implique de coordonner la logistique des réunions et des déplacements; d’assurer la liaison avec divers partenaires internes et externes; et de contribuer à la gestion de situations délicates et d’informations confidentielles relatives à la sécurité publique. Il exige donc discrétion et réactivité. Le titulaire veille au respect des directives et des procédures; se déplace selon les besoins pour accompagner le chef adjoint; et participe à l’amélioration continue des processus administratifs.

Principales responsabilités

• Gérer l’emploi du temps, les courriels, les appels téléphoniques, les rendez-vous et les communications internes et externes du chef adjoint
• Préparer, réviser et gérer les documents, les notes d’information, les ordres du jour, les procès-verbaux et les présentations
• Coordonner la logistique des réunions, des comités, des voyages et des événements officiels, y compris les dispositions en matière de transport et d’hébergement
• Soutenir le chef adjoint dans la gestion des situations urgentes ou sensibles, y compris la circulation fluide des informations dans le respect des contraintes de temps
• Gérer et classer les informations administratives confidentielles relatives au bureau du chef adjoint
• Assurer la liaison entre le bureau du chef adjoint et les services internes ainsi que les partenaires, conformément aux instructions reçues
• Se déplacer, sur demande, pour accompagner le chef adjoint à des réunions, des événements, des conférences et d’autres activités
• Veiller à l’application des règlements, directives, politiques, procédures et mesures administratives au sein du service de police
• Compiler des statistiques, traiter des données et produire des rapports
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et des méthodes de gestion
• Gérer les fournitures de bureau
• Effectuer toute autre tâche demandée, selon les besoins du service

Qualifications

• Diplôme de formation professionnelle, diplôme collégial ou diplôme universitaire dans un domaine connexe; des qualifications ou une expérience en administration de bureau sont considérées comme un atout
• Un agencement équivalent d’études, de formation et d’expérience pourrait également être considéré
• Au moins quatre (4) ans d’expérience pertinente
• Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation, souci du détail et capacité à travailler sous pression, à établir les priorités et à respecter des délais serrés
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais; la connaissance de l’inuktitut est considérée comme un atout
• Excellente connaissance de la suite Office de Microsoft
• Disponibilité pour voyager sur demande
• Expérience dans le traitement d’informations à caractère confidentiel;
• Expérience dans un environnement de sécurité publique, gouvernemental ou policier (atout majeur)

Lieu de travail : Hybride

Salaire et avantages sociaux

· Salaire annuel : minimum 78 429 $ ,maximum : 107 846 $

· REER : Cotisation patronale de 7 %

· Assurance collective (dentaire, lunettes, compte de dépenses de santé)

· Frais de repas et dépenses remboursés lors des déplacements au Nunavik

· Vacances : 30 jours par année

· Jours fériés : 20 jours, dont 10 jours pendant la période de Noël

L’Administration régionale Kativik (ARK) respecte le principe de l’équité en matière d’emploi. Conformément à la Convention de la Baie-James et du Nord québécois, les conditions de travail pourraient être adaptées afin de promouvoir l’embauche de candidats inuits.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Pay: $78,429.00-$107,846.00 per year

Benefits:

• Company events
• Company pension
• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off
• RRSP match
• Vision care

Ability to commute/relocate:

• Quebec Province: reliably commute or be willing to relocate with an employer-provided relocation package (required)

Language:

• English and French (required)

Location:

• Quebec Province (preferred)

Willingness to travel:

• 50% (preferred)

Work Location: Hybrid remote in Quebec Province