Executive Assistant jobs in Montréal, QC

Titre : Adjoint·e à la direction
Directions : Finances et Information et technologies
Statut : Régulier
Groupe : 4 - Employés de bureau syndiqués
Salaire : 53 646 $ – 66 132 $

POURQUOI NOUS CHOISIR?

Parce que nous avons à cœur la conciliation, travail – vie personnelle :        

• Les horaires sont de 32,5 heures par semaine;      
• Les bureaux sont fermés à partir de midi le vendredi;    
• Vous aurez de nombreux congés pour prendre soin de vous et de ceux que vous aimez.        

Parce que nous savons nous adapter:        

• Nos horaires sont hybrides;  
• Nous favorisons le télétravail ;    
• Nous vous aidons à vous installer en vous donnant 325$ à l’embauche.        

Parce que nous voulons vous garder longtemps avec nous :        

• La rémunération est compétitive;       
• Votre bien-être est au cœur de nos décisions;       
• Nous offrons un régime de retraite et d’assurances collectives.    

Relevant de la directrice des finances, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif de qualité au sein de la Direction des finances ainsi que de la Direction de l’information et des technologies. Ce rôle pivot, au coeur de deux directions stratégiques, s’adresse à une personne qui aime coordonner plusieurs dossiers à la fois, établir les priorités avec jugement et contribuer activement à l’amélioration continue des façons de faire. Vous y aurez l’occasion de collaborer avec plusieurs intervenants, de soutenir des dossiers variés et d’avoir un impact concret sur l’efficacité des équipes.

VOTRE QUOTIDIEN

• Assurer le soutien administratif auprès des directeurs, des chefs de service ainsi qu’aux comités relevant des directions (Comité d’audit et de prospectives financières, comité de placements, etc.);
• Planifier les rencontres des équipes des deux directions et collaborer à la préparation des documents;
• Planifier les rencontres hebdomadaires liées aux projets en cours et préparer le tableau de suivi des actions;
• Préparer, en collaboration avec les chefs de direction, les rapports trimestriels des faits saillants et assurer la révision des documents destinés aux différents comités (états financiers, suivi de projets TI, tableau de bord de la gestion des risques, etc.);
• Préparer les attestations mensuelles et trimestrielles ainsi que les documents pertinents pour envoi aux institutions financières concernées;
• Collaborer à la mise à jour des politiques et procédures sous la responsabilité du directeur des finances ainsi que du directeur de l’information et technologies ainsi que du comité de placements;
• Recevoir et traiter divers documents provenant de fournisseurs externes;
• Effectuer la mise à jour des signataires autorisés auprès des institutions financières (compte d’intérêts en fidéicommis, comptes opérations, etc.);
• Préparer, au besoin, les contrats de services et les ententes de confidentialité et assurer leur signature via une plateforme de signature électronique;
• Participer au suivi et au renouvellement des contrats;
• Assurer les différentes étapes administratives liées à l’arrivée d’un nouvel employé, un transfert ou pour le départ d’un employé;
• Participer au processus de gestion documentaire;
• Collaborer au traitement des factures et des comptes de dépenses touchant les directions;
• Préparer les feuilles de temps des employés pour la paie.

VOTRE PROFIL

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat;
• 5 à 10 ans d'expérience;
• Connaissance avancée des logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sharepoint et Acrobat;
• Bilinguisme tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Excellentes habiletés d’organisation, de gestion des priorités et du respect des échéanciers;
• Excellentes compétences en rédaction et en révision de documents;
• Souci du service à la clientèle;
• Faire preuve de rigueur et de discrétion irréprochable;
• Faire preuve d'initiative et de créativité;
• Aptitude à collaborer avec de multiples intervenants.

Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leur curriculum vitae à la Direction des ressources humaines en indiquant le numéro de concours CNQ26-31 au plus tard le 1er octobre 2026 à 17 h à l’adresse courriel suivante : emploi@cnq.org.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 53 646,00$ à 66 132,00$ par an

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Vie
• Congés payés
• Événements d'Entreprise
• Programme d'Aide aux Employés
• Régime de retraite

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H3A 2V4