Executive Assistant jobs in Montréal, QC

Chez Rioux RH, nous accompagnons des dirigeant(e)s et des gestionnaires de PME, d’organismes et d’associations dans leurs enjeux humains, organisationnels et RH.

Nous sommes à la recherche d'un talent authentique et organisé pour rejoindre notre équipe à titre d’adjoint(e) de direction. Si tu cherches un environnement stimulant où tu es un membre clé d'une équipe collaborative qui s'appuie sur toi pour assurer la fluidité des opérations avec rigueur et bienveillance, ce poste est fait pour toi.

Ce que tu feras

· Soutenir la direction dans son quotidien en assurant la gestion de l’agenda et l’organisation des rencontres ;

· Coordonner le volet administratif des mandats clients et soutenir l’équipe dans le suivi des dossiers ;

· Collaborer à la révision et préparation de différents documents professionnels, comme des rapports, présentations, contrats, politiques et offres de services ;

· Veiller à la bonne organisation des opérations internes en collaboration avec la direction : feuilles de temps, rapports de dépenses, équipement et achats ;

· Coordonner nos différentes communications et publications avec les fournisseurs, en veillant à la qualité des contenus diffusés ;

· Prendre en charge le processus de facturation, de la préparation des factures jusqu’au suivi des comptes clients et des paiements ;

· Participer à l’organisation des déplacements, événements et représentations de la direction et des membres de l’équipe ;

· Contribuer à la fluidité de nos opérations en assurant des suivis rigoureux auprès de la direction, de l’équipe, des clients et de nos différents partenaires ;

· Accueillir les visiteurs, les clients et les livreurs, et assurer la gestion de la ligne téléphonique;

· Coordonner les initiatives de reconnaissance et les attentions destinées aux employés et aux clients.

Le profil que nous cherchons

· Tu possèdes 3 à 5 ans d'expérience pertinente comme adjointe administrative, idéalement au sein d'une PME ou en soutien à une direction ;

· Tu détiens un diplôme d'études collégiales ou un certificat en administration ou domaine connexe (un atout) ;

· Tu as d'excellentes compétences en communication écrite et verbale en français (anglais un atout) ;

· Tu maîtrises très bien la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ainsi que les outils technologiques en généra; ;

· Tu fais preuve d'un grand souci du détail, de rigueur et de discrétion dans la gestion d'informations sensibles ;

· Tu as la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément et de prioriser ;

· Tu es proactif(ve) et tu sais anticiper les besoins de la direction ;

· Tu gères bien la pression et, même dans les périodes de stress, tu gardes ton calme et ton sourire ;

· Tu as un excellent sens du service à la clientèle ;

· Tu es reconnu(e) pour ta curiosité naturelle, ton tact et ta facilité à travailler en équipe;

· Tu t'intéresses aux ressources humaines et aux tendances actuelles en milieu de travail ;

Ce qui compte pour nous

Un bon(ne) adjoint(e) de direction ne se définit pas seulement par sa capacité à être organisé. La fiabilité, le souci du détail, le jugement et la proactivité font toute la différence.

Nous cherchons quelqu’un qui aime être au cœur de l’action, qui prend plaisir à faciliter le quotidien de l’équipe et qui souhaite grandir avec nous.

Ce que nous offrons

• Possibilité d'une semaine de travail de 4 jours ;
• Télétravail hybride : 3 jours au bureau (les journées sont flexibles) ;
• Horaires d'été : possibilité de terminer à midi les vendredis pour profiter de la saison estivale ;
• Nos bureaux sont fermés entre Noël et le Jour de l'an ;
• Trois semaines de vacances réparties tout au long de l'année ;
• 6 jours de congés personnels ;
• Jusqu’à un mois de télétravail à l’étranger, réparti au cours de l’année;
• Montant forfaitaire pour la formation professionnelle par année ;
• Allocation cellulaire ;
• Assurance collective remboursée à 50 %, incluant la couverture dentaire (dès la validation de la période de probation) ;
• Café et grignotines à volonté ;
• Politique de bonification d'équipe et individuelle ;
• Un lunch and learn un vendredi tous les deux mois ;
• Une équipe en or.
• Des conditions qui soutiennent un équilibre durable entre la performance, la qualité du travail et la vie personnelle.

Si ce poste t'intéresse, fais-nous parvenir ta candidature à recrutement@riouxrh.ca.

Nous remercions à l'avance toute personne qui manifestera son intérêt pour ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu'avec les candidats ou candidates qui seront sélectionnés pour une entrevue.

Rémunération : à partir de 27,00$ par heure

Heures prévues : 35.0 par semaine

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2Y 2R6