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Executive Assistant jobs in Montréal, QC

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    • Si vous souhaitez faire partie d’une entreprise familiale à mission humaines, nous vous encourageons à postuler.*.
    • Maîtrise du français (oral et écrit).
    • Coordonner le volet administratif des mandats clients et soutenir l’équipe dans le suivi des dossiers ;
    • Collaborer à la révision et préparation de différents…
    • La titulaire du poste doit faire preuve d’un excellent jugement, d’une grande discrétion, d’une forte capacitée d’organisation et d’une grande autonomie.
    • Manage and maintain executive calendars using Microsoft Outlook Calendar and Google Workspace, scheduling appointments, meetings, and travel arrangements.
    • We are seeking an administrative manager with 2 years of relevant experience and a Bachelor’s degree, who is able to work professionally in English or French.
    • Chez Fiberwood, nous nous engageons à offrir les meilleurs produits en composite sur le marché, et ce, à des prix extrêmement compétitifs, assortis de…
    • Créer et maintenir à jour des tableaux Excel et des présentations PowerPoint;
    • Préparer et organiser les réunions (ordres du jour, documents de référence,…
    • Réaliser des tâches administratives (gestion des agendas, correspondances électroniques, organiser les réunions, prendre les minutes, conférences téléphoniques…
    • Relevant de la directrice de la DREPA, vous jouez un rôle central dans la coordination administrative et l’efficacité opérationnelle de la direction.
    • Prepare and finalize presentations, reports and correspondence to Owner brand and document standards.
    • Comply with company's policies, Québec labour and privacy…
    • Rédiger et mise en page de documents divers;
    • Assurer la gestion et le suivi de certains dossiers, de communications et de l’agenda, courriels et appels de la…
    • Type de poste :* Temps plein, mode hybride.
    • Nous sommes à la recherche d'un(e) assitant(e) administratif.
    • Coordonner et mettre à jour les agendas de l'équipe.
    • Relevant directement de la directrice générale, l’adjointe à la direction travaille en étroite collaboration avec la technicienne administrative et comptable…
    • Soutenir la direction dans la gestion administrative et organisationnelle de l’ensemble des départements.
    • Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents…
    • Maintains the confidentiality of client and Bank information.
    • Assists the advisory team in preparing for client meetings, including scheduling appointments.
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Career Resources:

Assistant(e) et secrétaire
Les Résidences Soleil
·
2.8
549 Rue De Verrazano, Boucherville, QC J4B 7W2
Full-time
Apply now

Job details

Pay information not provided
Mileage reimbursement, Paid time off, Vision care, Life insurance, Employee assistance program, Disability insurance, Extended health care, Company events
Full-time
Day shift
549 Rue De Verrazano, Boucherville, QC J4B 7W2

Full job description

Vous êtes une personne efficace, organisée, prévenante et vous aimez gérer plusieurs dossiers simultanément ? Si vous souhaitez faire partie d’une entreprise familiale à mission humaines, nous vous encourageons à postuler.

L'assistant(e) secrétaire de direction apporte une aide organisationnelle à un membre de la haute direction dans le but de maximiser son temps et efficacité. Il/elle apporte le support nécessaire pour la réalisation des mandats et objectifs tout en respectant les échéanciers. Notre futur rayon de soleil, est une personne de confiance qui assistera la direction quotidiennement dans tous ses fonctions.

Pourquoi joindre notre équipe ?

  • Programmes de récompenses monétaires allant de 200$ à 1500$ par référence, illimité !
  • Un repas complet fournis par jour, cuisiné avec amour par notre équipe de cuisine;
  • Remboursement de kilométrage lors de déplacement (occasionnels);
  • Stationnement gratuit à proximité;
  • Formations d’intégration Soleil sur place, dès l’embauche;
  • Possibilité de remboursement pour formations et développement professionnel;
  • Congés fériés, maladies, anniversaire et sociaux plus élevés que la norme;
  • Horaire stable, de jour, permettant une belle conciliation travail-vie personnelle;
  • Des défis stimulants et de très belles possibilités d’avancement;
  • Proximité des transports en commun;
  • Ambiance familiale et chaleureuse;
  • Encadrement, entraide et disponibilités de vos collègues et supérieurs;
  • Environnement de travail gratifiant et une clientèle stable et reconnaissante;
  • Une entreprise familiale, privée, 100 % québécoise, pionnière de l’industrie depuis 1988;
  • Lauréate 2025 en tant que Sociétés les mieux gérées au Canada, et ce, pour une 22e année consécutive;
  • Lauréate 2026 du sceau d’excellence du Prix Choix du Consommateur, et ce, pour une 23e année consécutive.

En tant qu'Assistant(e) secrétaire de direction, vous aurez la chance de :

  • Assister un membre de la haute direction dans son quotidien, dans l’exécution de leurs fonctions et responsabilités, en optimisant le suivi des demandes, correspondances, communications et livrables quotidiens;
  • Assurer une liaison et communication efficace avec tous les départements et résidences à travers la province;
  • Filtrer et prioriser les appels, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer à ses supérieurs afin de supporter efficacement leurs interventions;
  • Assurer un support administratif en créant des rapports d'analyse, des tableaux de bord, de la visualisation de données, etc.
  • Participer à l’organisation d’évènements, réunions, rencontres et autres en assurant l’art de recevoir et la création d’expériences mémorables pour toutes les parties prenantes;
  • Assister à des réunions afin de prendre notes des délibérations et dresser les comptes rendus ou les procès-verbaux et effectuer les suivis nécessaires;
  • Assurer la préparation matérielle des réunions, s’enquiert des sujets à mettre à l’ordre du jour et le rédige, prépare la documentation pertinente (présentation visuelle, tableaux de bord), procède aux convocations, etc.;
  • Organiser l’agenda en fixant et confirmant les rendez-vous et les déplacements en anticipant et en évitant les conflits d’horaire. Effectuer les rappels nécessaires à ses supérieurs concernant l’emploi du temps;
  • Gérer différentes formalités administratives de façon autonome en s’assurant d’en faciliter et d’en améliorer le fonctionnement, afin d’alléger le travail de ses supérieurs;
  • Maintenir un système efficace de classement et d’archivage des dossiers et documents physiques et virtuels;
  • Rédiger et réviser diverses correspondances, lettres et rapports en conformité avec les pratiques et procédures établies;
  • Assurer le suivi des demandes médiatiques, entrevues, relation de presse avec le département expérience client;
  • Synthétiser la revue de presse quotidienne et les évènements en résidences afin d’en faire un résumé clair à ses supérieurs;
  • Anticiper les besoins et alléguer le quotidien de sa supérieur et maintenir l’ordre dans le bureau
  • Assurer, au besoin, une présence dans divers évènements;
  • Toutes autres tâches demandées par les supérieurs

Expériences et formations :

  • Expérience professionnelle requis dans un poste similaire;
  • Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à hiérarchiser le travail en fonction des priorités ;
  • Maîtrise du français (oral et écrit)
  • Excellente grammaire et facilité rédactionnelle;
  • Facilité à travailler avec des outils informatiques et connaissances de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, Access), Adobe Acrobat, Zoom, Dropbox, Asana, etc. ;
  • Facilité à synthétiser/résumer les éléments pertinents;
  • Connaissance en AI et automatisation des procédés (atout);
  • Sens de l’organisation et souci du détail;
  • Grand souci de la confidentialité ;
  • Être polyvalent, proactif, ponctuel, débrouillard et prévenant;
  • Permis de conduire valide et capacité de se déplacer en cas de besoin;
  • Disponibilité pour soutenir les imprévues;
  • Aimer les gens du bel âge.

Joignez-vous à notre équipe, devenez un rayon de Soleil et venez faire la différence dans le quotidien d’une clientèle riche en expériences et en histoire !

Aux Résidences Soleil, prendre soin des autres, c’est de famille !

Type d'emploi : Temps plein

Avantages :

  • Assurance Invalidité
  • Assurance Maladie Complémentaire
  • Assurance Vie
  • Assurance Vision
  • Congés payés
  • Événements d'Entreprise
  • Heures d'arrivée et de départ flexibles
  • Programme d'Aide aux Employés
  • Stationnement sur place

Expérience:

  • administration: 1 an (Souhaité)
  • Procès verbaux: 1 an (Obligatoire)
  • emploi du temps: 1 an (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

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