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Job ID: 1090

Title: Executive Advisor, Legal Services

Location: Toronto, Ottawa, Montreal, Edmonton or Calgary

Department: Legal Services

Employment status: Full-Time, permanent

Please submit your application by October 20, 2026 at 4:00 pm EST.

PURPOSE OF ROLE:

This role provides executive legal, corporate secretarial and administrative support to the Legal department and manages all administrative processes and procedures for the Legal department and the Board of Directors. The incumbent is able to redirect issues as appropriate in absence of the Interim Legal Services Lead.

KEY FUNCTIONS

• Maintains administrative procedures and processes for the Legal Team – makes travel arrangements; prepares expense reimbursement and payment vouchers and ensures they are kept in good order; oversees the ordering and maintenance of stationery supplies and equipment for the department; and maintains manual files and folders of the Legal Team.
• Reviews, classifies and processes the payment of departmental invoices and handles any other accounting issues related to the legal and corporate secretarial department.
• Ensures that timelines and deadlines are respected for all initiatives, objectives, projects and matters of the department.
• Conducts, with minimal supervision, diverse legal support tasks. Responds to incoming legal and corporate secretarial requests.
• Responsible for organizing and maintaining files, including litigation, legal, corporate secretarial, etc.
• Ensures that all statutory regulatory filings are completed as required.
• Maintains all Board meeting records and makes Directors’ travel and meeting facility arrangements.
• Prepares, assembles and issues all materials for meetings of the Board and Board Committees, and posts the materials on Diligent Boards portal for access by the Directors and, as appropriate, by SMC.
• Following Board meetings, prepares approved minutes and resolutions, updates resolution indices, and posts relevant documents on Legal drive.
• Assists with contract management for the whole Legal department (except for employees’ personnel files).
• Creates and maintains the department’s files through Content Manager (or other company file management software system).
• Reviews files on a regular basis for the retention or archival of the files keeping in mind their confidential nature and legal scope.
• Responsible in completing third party verification requests from the business units.
• Ability to resolve any issues that arise during the verification process, which involves communicating with the business unit, on some occasions the client and Triton.
• Responsible for processing invoices – identifying the correct cost centres to be charged for the searches.
• Screens requests and identifies issues to determine priorities and reads and ranks incoming mail.
• Identifies potential problems and shifting priorities in order to adjust the Interim Legal Services Lead’s schedule as necessary.
• Organizes workload to ensure that deadlines are met for posting Board materials prior to the Board and Committee meetings

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

• Post-secondary degree or diploma in related field required.
• Must have Legal Assistant, Law Clerk or paralegal certification from an accredited organization, or must have a minimum of five (5) years of experience in a corporate legal department, law firm or in a comparable position.
• Knowledge of legal terminology, grammar, vocabulary and spelling in both English and French.
• Excellent skills in the use of desktop software (including but not limited to: Diligent Boards, Word, Excel, PowerPoint and HPRM).
• Bilingualism (English/French) is a strong asset.

Compensation & Benefits

Recruitment Range:

Benefits: Health, Dental, Vision, Vacation, Personal days, Employee Family Assistance Program, Fitness Allowance, Pension and Incentive

* The recruitment range provided reflects the expected compensation for this role. Actual compensation within this range will be determined based on the successful candidate’s skills, experience, education, and other job-related factors.

Artificial intelligence tools may be used in the screening or assessment of applicants for this position.

Build Canada Homes (BCH) is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive, accessible, and barrier-free workplace. BCH is committed to complying with all applicable federal, provincial, and territorial accessibility and human rights legislation across Canada. Accommodations are available throughout the recruitment, selection, and assessment processes for candidates who require them. If you require an accommodation at any stage of the hiring process, please inform us as soon as possible, and we will work with you to meet your accessibility needs and support your full participation in a fair and equitable recruitment experience.

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ID de la demande : 1090

Lieu de travail : Toronto, Ottawa, Montréal, Calgary ou Edmonton

Département : Services juridiques

État de l’emploi : Poste permanent, à temps plein

Veuillez soumettre votre candidature avant le 20 octobre, 2026, 16h00 HNE

OBJECTIF DU POSTE

Le ou la titulaire de ce poste fournit un soutien juridique, administratif et des activités de secrétariat au service juridique, et gère l’ensemble des procédures et processus administratifs pour le service juridique et le Conseil d’administration. Le ou la titulaire du poste peut réacheminer les dossiers, au besoin, en l’absence du (de la) responsable intérimaire, Services juridiques.

PRINCIPALES FONCTIONS

• Tenir à jour les procédures et processus administratifs pour l’équipe juridique : organiser les déplacements; préparer les remboursements de frais et les demandes de paiement, et veiller à ce que les documents soient en ordre; superviser les commandes et la gestion de fournitures de bureau et de l’équipement du service; et tenir à jour les fichiers et dossiers manuels de l’équipe juridique.
• Examiner et classer les factures, traiter le paiement des factures du service, et gérer toute autre question comptable liée au service juridique et au secrétariat de l’entreprise.
• Veiller au respect des délais et des échéances pour l’intégralité des initiatives, des objectifs, des projets et des affaires du service.
• Effectuer, avec un minimum de supervision, diverses tâches de soutien juridique. Répondre aux demandes de nature juridique et qui concernent le secrétariat de l’entreprise.
• Organiser et tenir à jour les dossiers, notamment ceux relatifs aux litiges, aux affaires juridiques, au secrétariat général, etc.
• Veiller à ce que toutes les déclarations réglementaires obligatoires soient effectuées conformément aux exigences.
• Tenir à jour les documents relatifs aux réunions du Conseil d’administration, organiser les déplacements des administrateurs(-trices) et réserver les salles de réunion.
• Préparer, rassembler et distribuer tous les documents nécessaires aux réunions du Conseil d’administration et de ses comités, puis les publier sur le portail Diligent Boards afin que les administrateurs(-trices) et, le cas échéant, les membres du comité de la haute direction puissent y avoir accès.
• À l’issue des réunions du Conseil d’administration, rédiger les procès-verbaux et les résolutions approuvés, mettre à jour les répertoires des résolutions et enregistrer les documents pertinents sur le lecteur du service juridique.
• Participer à la gestion des contrats pour l’ensemble du service juridique (à l’exception des dossiers personnels des employés).
• Créer et tenir à jour les dossiers du service à l’aide de Content Manager (ou d’un autre logiciel de gestion des dossiers utilisé par la Société).
• Examiner régulièrement les dossiers en vue de leur conservation ou de leur archivage, en tenant compte de leur caractère confidentiel et de leur portée juridique.
• Traiter les demandes de vérification par un tiers émanant des unités d’affaires.
• Résoudre tout problème pouvant survenir au cours du processus de vérification, ce qui implique de communiquer avec l’unité d’affaires et, dans certains cas, avec le client et Triton.
• Traiter les factures – déterminer les centres de coûts auxquels doivent être imputés les frais liés aux recherches.
• Examiner les demandes et déterminer les problèmes afin d’établir les priorités, lire et classer le courrier entrant.
• Déceler les problèmes potentiels et les changements de priorités afin d’adapter l’emploi du temps du (de la) responsable intérimaire des services juridiques, au besoin.
• Organiser la charge de travail afin d’assurer le respect des échéances prévues pour la diffusion des documents destinés au Conseil d’administration avant les réunions du Conseil et de ses comités.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• Diplôme d’études postsecondaires ou diplôme dans un domaine connexe requis.
• Certificat d’adjoint juridique, d’auxiliaire juridique ou de parajuriste délivré par un établissement agréé, ou au moins cinq (5) ans d’expérience au sein d’un service juridique d’entreprise, d’un cabinet d’avocats ou d’un poste équivalent.
• Connaissance de la terminologie juridique, de la grammaire, du vocabulaire et de l’orthographe, en français et en anglais.
• Excellente maîtrise des logiciels de bureau (notamment Diligent Boards, Word, Excel, PowerPoint et HPRM).
• Bilinguisme (français et anglais), un atout.

Rémunération et avantages sociaux

Fourchette salariale : 76 000 $ à 86 000 $ par an. 

Avantages : Soins de santé, soins dentaires, soins de la vue, vacances, autres congés payés, PAEF, allocation pour conditionnement physique, régime de retraite, régime de prime à court terme

*La fourchette salariale indiquée correspond à la rémunération prévue pour ce poste. La rémunération réelle dans cette fourchette sera déterminée en fonction des compétences, de l’expérience, de la formation et d’autres facteurs liés à l’emploi de la personne choisie.

Les outils d'intelligence artificielle peuvent être utilisés pour la présélection et l'évaluation des candidats.

Maisons Canada (MC) est un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi, qui s’engage à offrir un milieu de travail inclusif, accessible et sans obstacle. MC s’engage à respecter toutes les lois fédérales, provinciales et territoriales applicables en matière d’accessibilité et de droits de la personne partout au Canada. Des accommodements sont offerts tout au long des processus de recrutement, de sélection et d’évaluation aux candidats qui en ont besoin. Si vous avez besoin d’un accommodement à n’importe quelle étape du processus d’embauche, veuillez nous en informer dès que possible; nous vous accompagnerons pour répondre à vos besoins en matière d’accessibilité et vous aider à participer pleinement à un processus de recrutement juste et équitable.

Pay: $76,000.00-$86,000.00 per year

Work Location: Hybrid remote in Toronto, ON M5J 2P1