Milieu de travail

Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l'École. Il en assure la gestion, le traitement, la préservation et la valorisation, en vue d'améliorer l'efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.

Rôle et responsabilités

L’archiviste planifie, développe, coordonne et met en oeuvre les outils, les processus, les activités et les services liés à la gestion et à la gouvernance de l’information institutionnelle et des archives de l’École.
La personne titulaire de l’emploi analyse les besoins, contribue à l’amélioration des processus et des pratiques de gestion, de gouvernance de l’information et des archives, développe et met en oeuvre des outils et des solutions adaptés aux besoins de l’École.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

• Identifie et évalue les besoins des unités en matière de gestion de l’information et d’archives, analyse les pratiques existantes et propose des solutions visant à améliorer l’organisation, l’accessibilité, la conservation et la préservation de l’information.
• Développe, met en place et maintien des outils, des systèmes, des processus et des procédures permettant d’assurer une gestion efficace de l’information institutionnelle et des archives, en collaboration avec les parties prenantes concernées.
• Coordonne les activités quotidiennes et les projets relevant de sa responsabilité et réalisés par les membres de l'équipe. Assure la qualité du travail effectué et apporte les correctifs nécessaires, au besoin.
• Élabore, met à jour et assure l’application des politiques, directives, procédures, normes et autres outils de référence relatifs à la gestion de l’information et des archives.
• Apporte son soutien et expertise aux comités, groupes de travail et projets internes liés à la gestion de l’information, aux archives, aux systèmes d’information, à la préservation numérique et à la mémoire institutionnelle.
• Assure une veille sur l’évolution des pratiques archivistiques, des technologies, des outils de gestion de l’information et du cadre légal applicable à ses fonctions et propose les ajustements requis aux pratiques et aux outils de l’École.
• Tient à jour les données relatives à ses activités, aux projets et aux inventaires archivistiques et documentaires afin d’assurer le suivi des activités et de produire les statistiques requises pour son secteur.
• Participe, lorsque requis, à la préparation de demandes de subvention, de projets d’acquisition ou de projets liés au développement des outils et services du secteur.
• Établit et entretient des relations avec des personnes professionnelles du domaine et participe à différentes activités favorisant le partage et le développement des pratiques.

Selon les besoins opérationnels, la personne titulaire de cet emploi réalise également les activités suivantes:

PROCESSUS ET INFORMATION INSTITUTIONNELLE

• Accompagne les unités dans l’organisation, la gestion, la conservation et la destruction de leur information.
• Analyse et documente les processus liés à la création, à l’utilisation, à la gestion et à la conservation de l’information institutionnelle et identifie les possibilités d’optimisation, de centralisation de l’information et de réduction des silos informationnels.
• Analyse et documente les processus d’affaires des unités afin d’identifier les besoins en matière de gestion et de gouvernance de l’information, de catégorisation, de protection des renseignements personnels, de conservation, de disposition et d’accès aux documents. Identifie les éléments de centralisation de l’information et de réduction des silos informationnels.
• Détermine les règles de gestion, de conservation et de disposition applicables aux différentes catégories d’information institutionnelle.
• Accompagne les unités dans l’implantation ou l’amélioration de pratiques et de solutions de gestion de l’information et favorise leur appropriation.
• Assure la formation, l’accompagnement et l’encadrement des personnes utilisatrices afin de favoriser l’appropriation des outils et l’adoption des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information institutionnelle.

Profil recherché

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

• Maîtrise en sciences de l’information (profil archivistique), ou toute autre discipline jugée pertinente
• Minimum d’une année d'expérience de travail pertinente

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES À L’EMPLOI

• Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Très bonne connaissance des outils de gestion, de traitement et de diffusion des archives
• Très bonne connaissance des outils de gestion documentaire numérique (implantation et utilisation)
• Très bonne connaissance des méthodes de cartographie et de documentation des processus
• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Très bonne connaissance du milieu archivistique québécois (associations, organisations, etc.)
• Expérience dans la protection des renseignements personnels, notamment les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES

• Fortes habiletés pour la résolution de problèmes; esprit d’analyse et capacité de synthèse
• Innovation et créativité
• Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
• Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément
• Habiletés dans les relations interpersonnelles, dans les communications orales et écrites et à vulgariser le langage technique
• Minutie, précision et souci du détail
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Capacité de travailler en équipe
• Aptitude à fournir des efforts physiques

ATOUTS

• Membre de l’Association des archivistes du Québec ou tout autre association ou regroupement professionnel reconnu
• Expérience dans la mise en place et la gestion de SharePoint
• Expérience avec AtoM

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été (selon la politique en vigueur)
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine