Assistant to the Corporate Secretary / Adjoint(e) au secrétaire général
Association of Justice Counsel / Association des juristes de justice - Ottawa, ON

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The Association of Justice Counsel (AJC) is the bargaining agent for over 2,700 lawyers (the members) who work for the Government of Canada, including Crown counsel with the Department of Justice, Public Prosecution Service of Canada, and numerous federal agencies. The elected branch of the AJC is made up of lawyers from across the country who sit on the Executive Council (EC) and Governing Council (GC). The AJC also has an administrative staff that is headquartered in Ottawa. For more information, please visit www.ajc-ajj.net.

DESCRIPTION AND DUTIES

Under the supervision of the General Counsel and Corporate Secretary, the Assistant to the Corporate Secretary shall provide general administrative support work to the office of the Corporate Secretary as may be required from time to time to ensure the proper conduct of meetings and functioning of committees. More specifically, the person in the position shall perform the following duties:

Elections Process

  • Coordinate the nomination and election process for Executive and Governing Council elections/by-elections in accordance with the AJC’s bylaws
  • Subject to a board resolution to this effect, act as Elections Officer for the AJC

Meetings

  • Assist in the planning and logistics of the annual face-to-face meeting of the Governing Council, weekly Executive teleconferences, monthly Governing Council teleconferences, annual general meetings and special general meetings as required
  • Attend Governing Council, Executive or Subcommittee meetings
  • Prepare minutes of Executive and Subcommittee meetings and assist in the preparation of the Governing Council meetings for Corporate Secretary review
  • Track action items that flow from such meetings
  • Develop and maintain a bf (bring forward) system that tracks recurring and new agenda items
  • Draft and distribute meeting agendas and notices of meeting for Executive, Governing Council and various sub-committee meetings
  • Draft resolutions for approval
  • Ensure that Governing Council documents are translated

Records Management

  • Assist in maintaining corporate minutes books, consolidated listings of resolutions of the various committees and other AJC records
  • Track policies that are required to give effect to standing resolutions
  • Assist in the development and maintenance of such policies
  • Ensure that documents requiring translation are duly translated
  • Ensure that the corporate filings with Industry Canada are updated following the resignation or election of Governing Council officials

Communications

  • Contribute to the Association’s website content and make recommendations on design improvements

Governing Council Orientation and Materials

  • Ensure Governing Council portal contains up-to-date meeting materials, minutes and resolutions
  • Assist in the preparation of orientation and training materials as may be required from time to time

Other - Special Projects

  • On the authorization of the General Counsel and Corporate Secretary, provide administrative support to AJC staff on special projects or initiatives from time to time

Office Administration

  • Provide backup support to the Membership Liaison Officer and Administrative Assistant when required, generally during absences or special projects

Qualification Requirements:

  • Must be fluently bilingual in both official languages
  • Must have at least 5 years’ experience as an executive assistant or a paralegal degree or equivalent combination of education, training and/or experience
  • Must have experience in taking minutes and preparing resolutions and notices of meetings, planning annual general meetings, drafting policies, making travel and hotel arrangements.
  • Must be able to meet deadlines, manage, file and maintain corporate records and work with minimal oversight
  • Must possess strong organizational, communication and interpersonal skills

APPLICATIONS

Please submit your confidential resume with a cover letter indicating how you meet the qualifications listed above to:

Sandra Guttmann, General Counsel and Corporate Secretary
300-2725 Queensview Avenue
Ottawa (ON) K2B 0A1
1.866.218.3310 (sans frais)
1.613. 564.0606 (télécopieur)

All qualified candidates are asked to also include their salary expectations.

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L’Association des juristes de justice (AJJ) est l'agent négociateur de plus de 2 700 avocats et notaires (les membres) à l’emploi du gouvernement du Canada, dont les avocats de la Couronne au ministère de la Justice, au Service des poursuites pénales du Canada et au sein de nombreux organismes fédéraux. Les membres élus de l’AJJ sont des avocats provenant des quatre coins du pays qui siègent au comité exécutif (CE) et au conseil d’administration (CA). L’AJJ dispose également d’un personnel administratif à son siège social à Ottawa. Pour de plus amples informations, veuillez visiter le www.ajc-ajj.net.

DESCRIPTION ET TÂCHES

Sous la supervision de l’avocate générale et de la secrétaire générale, l’adjoint(e) de la secrétaire générale doit fournir du soutien administratif au bureau de la secrétaire générale lorsque nécessaire de temps à autre afin de voir à la bonne tenue des réunions et au bon fonctionnement des comités. Le(la) titulaire du poste doit plus spécifiquement savoir exécuter les tâches suivantes :

Processus électoral

  • Coordonner le processus de mise en candidature et électoral en vue des élections et des élections partielles des membres de l’exécutif et du conseil d’administration, conformément aux règlements de l’AJJ;
  • Faire fonction de directeur(trice) des élections de l’AJJ, conformément à une résolution du conseil à cet effet;

Réunions

  • Prêter main-forte dans le cadre de la planification et de la logistique lors des réunions en face à face annuelles, des téléconférences hebdomadaires de l’exécutif, des téléconférences mensuelles du conseil d’administration, des assemblées générales annuelles et des assemblées générales extraordinaires au besoin;
  • Prendre part aux réunions du conseil d’administration, de l’exécutif ou des sous-comités;
  • Dresser le procès-verbal des réunions de l’exécutif et des sous-comités et prêter main-forte lors de la préparation des réunions du conseil d’administration aux fins d’examen par la secrétaire générale;
  • Surveiller les mesures de suivi qui émanent de telles réunions;
  • Mettre au point et maintenir un système de rappel qui surveille les points à l’ordre du jour récurrents et nouveaux;
  • Rédiger les ordres du jour et les avis de convocation et les distribuer aux membres de l’exécutif, du conseil d’administration et des divers sous-comités;
  • Rédiger des projets de résolution pour approbation;
  • Veiller à ce que les documents du conseil d’administration soient traduits;

Gestion des dossiers

  • Prêter main-forte dans la tenue du registre des procès-verbaux de l’Association, des listes récapitulatives des résolutions des divers comités et des autres dossiers de l’AJJ;
  • Suivre de près les politiques qui s’imposent en vue de la mise en œuvre des résolutions permanentes;
  • Prêter main-forte dans l’élaboration et le maintien de telles politiques;
  • S’assurer que les documents qui doivent être traduits sont dûment traduits;
  • S’assurer que les rapports déposés auprès d’Industrie Canada sont à jour suite à la démission ou l’élection d’un(e) représentant(e) du conseil d’administration;

Communications

  • Rédiger des textes pour le site Web de l’Association et formuler des recommandations relativement à l’amélioration du graphisme;

Orientation et matériel du conseil d’administration

  • S’assurer que le portail du conseil d’administration contient les documents de réunion, des procès-verbaux et des résolutions à jour;
  • Prêter main-forte dans la préparation de matériel d’orientation et de formation qui peut être exigé de temps à autre;

Autre – Projets spéciaux

  • Accorder, sur autorisation de l’avocate générale et de la secrétaire générale, un soutien administratif au personnel de l’AJJ relativement aux projets ou initiatives spéciaux de temps à autre;

Administration du bureau

  • Fournir un appui à l’agent(e) de liaison avec les membres et à l’adjointe administrative au besoin, d’ordinaire lors de cas d’absence ou des projets spéciaux;

Qualifications requises :

  • Doit être entièrement bilingue, dans les deux langues officielles;
  • Doit posséder au moins cinq (5) années d’expérience à titre d’adjoint(e) exécutif(ive) ou être détenteur(trice) d’un diplôme de parajuriste ou l’équivalent en éducation, formation et/ou expérience ;
  • Doit avoir de l’expérience en tenue de procès-verbaux et en préparation de résolutions et d’avis de convocation à une assemblée, en planification d’assemblées générales annuelles, en rédaction de politiques et en prise de dispositions pour déplacements et chambres d’hôtel;
  • Doit être en mesure de respecter les échéanciers, de gérer, classer et conserver les dossiers de l’Association et de travailler avec une surveillance minimale;
  • Doit avoir un sens aigu de l’organisation, de solides compétences en communication et beaucoup d’entregent.

DEMANDES D’EMPLOI

Veuillez joindre à votre curriculum vitae une lettre de motivation, nous indiquant de quelle manière vous possédez les compétences énoncées et l’envoyer à :

Sandra Guttmann, avocate générale et secrétaire générale
300-2725 prom. Queensview
Ottawa (ON) K2B 0A1
1.866.218.3310 (sans frais)
1.613. 564.0606 (télécopieur)

Tous les candidats qualifiés sont priés d’inclure leurs attentes salariales.


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