RÉCEPTIONNISTE / ADJOINT ADMINISTRATIF - RECEPTIONIST
Precision Advertising & Promotions - Montréal, QC

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SOMMAIRE DU POSTE

Comme vous serez la première personne à représenter l’entreprise tant au téléphone qu’en personne, vous devez faire preuve d’enthousiasme et de professionnalisme en tout temps. De plus, vous fournirez un soutien administratif auprès de la direction et collaborerez aux tâches administratives du studio lorsque nécessaire.

PRINCIPALES FONCTIONS

1. Tâches administratives :

  • Assurer le fonctionnement efficace du bureau, y compris la confidentialité et la sécurité de celui-ci.
  • Recevoir, trier et distribuer les télécopies et le courrier entrants, et envoyer les télécopies et le courrier sortants.
  • Commander les fournitures de bureau, magazines, catalogues et tout autre matériel pertinent.
  • Corriger les écarts de facturation.
  • Collaborer à l’entrée de données.
  • Rédiger et produire des documents ou des notes de service destinés à l’interne et à l’externe.
  • Aider les membres de l’équipe en effectuant de la recherche, de la correction d’épreuves ou de la mise en page de documents.
  • Mettre en place un système de classement et d’archivage et le tenir à jour.
  • Faire des demandes d’abonnement ou renouveler les abonnements papier et en ligne pour les magazines, les banques de photographies et les fonderies de caractères.
  • Mettre à jour et gérer le fichier principal d’adresses des partenaires externes.
  • Photocopier et assembler des documents, au besoin.

2. Responsabilités de réception :

  • Répondre et acheminer tous les appels entrants de manière rapide et courtoise.
  • Transmettre tous les messages et assurer un suivi adéquat pour toute demande de renseignements généraux.
  • Accueillir les visiteurs de façon professionnelle, conviviale et enthousiaste.
  • Veiller à la propreté de la réception, des salles de réunion et de la cuisine.
  • Voir à ce que les magazines à la réception soient récents.
  • Préparer les documents d’envoi par messagerie et vérifier les documents à l’arrivée des colis; inscrire les prix sur les bordereaux d’envoi.
  • Vérifier et accepter les colis, puis les acheminer aux destinataires.

3. Fonctions générales :

  • S’assurer que la salle des serveurs, celle des archives ainsi que l’aire des fournitures de bureau sont propres et bien rangées.
  • Coordonner les préparatifs de voyage.
  • Préparer les réunions dans la salle de conférence.
  • Planifier et commander des repas lors d’événements spéciaux, si nécessaire.
  • Accomplir toute autre tâche à la demande du directeur de production, du vice-président ou du président.

AUTRES RESPONSABILITÉS

  • Demander des prix pour des projets, négocier avec les fournisseurs et s’assurer que les échéanciers sont respectés.
  • Respecter toutes les politiques et procédures de l’entreprise, nouvelles ou préexistantes.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et d’Internet Explorer.
  • Solides habiletés en communication orale et écrite ainsi qu’en relations interpersonnelles.
  • Doit être bilingue (excellente maîtrise de l’anglais, bonne connaissance du français)
  • Apparence et comportement professionnels; faire preuve de bon jugement et de discrétion.
  • Doit pouvoir travailler sous pression et de façon autonome, savoir établir des priorités, être polyvalent et proactif.
  • Sens de l’organisation, souci des détails et solides compétences de résolution de problèmes.
  • Esprit d’équipe et excellente approche client.
  • Haut niveau de fiabilité et de professionnalisme.
  • 1 année d’expérience pertinente, un atout.
  • Diplôme en marketing ou dans un domaine connexe, un atout.
  • Connaissance des logiciels QuarkExpress, InDesign, Adobe Illustrator ou Photoshop, un atout.

CONDITIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

  • Poste à temps plein.
  • Travail en position assise la plus grande partie de la journée.
  • Déplacements occasionnels.

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ROLE SUMMARY

To exude professionalism and enthusiasm at all times as the first point of contact and the initial voice and face of the organization. Provides administrative support to management and assists the studio administratively, whenever necessary.

CRITICAL FUNCTIONS

1. Administrative Tasks:

  • Ensures effective and efficient operation of the office, including office confidentiality and security.
  • Receives, directs, distributes incoming mail and faxes, as well as sends outgoing mail and faxes.
  • Orders office supplies, magazines, catalogues and all relevant material
  • Resolves billing discrepancies.
  • Assists with data entry.
  • Drafts and creates internal and external documents and/or memos.
  • Supports team members with research, proofreading and/or document formatting,
  • Develops and maintains filing systems and archiving systems.
  • Applies and renews subscriptions and e-subscriptions for magazines, stock photography and type foundries.
  • Updates and maintains master list of addresses for external parties.
  • Photocopies and assembles documents, whenever necessary.

2. Reception Duties:

  • Answers and directs all incoming calls in a polite and timely manner.
  • Forwards all messages and ensures proper follow-up for any general inquiries.
  • Greets walk-in visitors in a professional, friendly and enthusiastic manner.
  • Maintains cleanliness of reception area, conference rooms and kitchen.
  • Ensures magazines at reception are up-to-date.
  • Prepares outgoing and verifies incoming courier documentation and inputs prices on waybills.
  • Verifies and accepts packages and forwards them to the appropriate persons.

3. General Functions:

  • Maintains and keeps server room, archive room and office supplies area clean and organized.
  • Coordinates travel arrangements.
  • Sets up boardroom meetings.
  • Organizes and orders meals for special events, as requested.
  • Performs any additional duties as requested by the Production Manager, Vice President and/or President.

ADDITIONAL RESPONSABILITIES

  • Obtains quotes for projects and negotiates with suppliers and ensures deadlines are met.
  • Adheres to all new and existing Company policies and procedures.

SKILLS AND QUALIFICATIONS

  • Strong Microsoft Office and Internet Explorer knowledge.
  • Strong oral and written communication and interpersonal skills.
  • Must be bilingual (excellent English, strong French).
  • Professional appearance and demeanor, with an ability to exercise good judgment and discretion.
  • Must be able to manage pressure, work independently, multi-task, prioritize and be pro-active.
  • Must be organized, detail-oriented and possess strong problem-solving skills.
  • Must be a team player with an excellent client approach.
  • Must be reliable and able to demonstrate a high level of professionalism.
  • 1 year relevant experience, an asset.
  • Marketing and/or related diploma, an asset.
  • Knowledge of QuarkExpress, InDesign, Adobe Illustrator and/or Photoshop, an asset.

WORKING CONDITIONS AND ENVIRONMENT

  • Full-time position.
  • Works in a sitting position for most of the day.
  • Requires occasional travel.

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