Controller/Contrôleur
Precision Advertising & Promotions - Montréal, QC

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SOMMAIRE DU POSTE

Vous faites preuve d’esprit d’équipe, possédez des compétences de leadership avérées et êtes apte à travailler dans une perspective stratégique. Vous êtes extrêmement minutieux, analytique et organisé, et vous pouvez exécuter des tâches très diversifiées. À titre de contrôleur, vous interagirez fréquemment avec les gens et serez constamment interrompu tout au long de la journée. Vous mettrez vos compétences à profit pour traiter les comptes clients, les comptes fournisseurs, la paie, les remises gouvernementales, ainsi que pour gérer la trésorerie et assumer des tâches de ressources humaines. Vous serez responsable de la gestion quotidienne du bureau et offrirez, au besoin, du soutien administratif et organisationnel.

Vous êtes flexible, proactif et débrouillard, et vous éprouvez un profond désir de relever des défis, d’apprendre et de réussir.

PRINCIPALES FONCTIONS :

1. Responsabilités de comptabilité :

  • Gestion de la trésorerie : Mettre à jour, au besoin, les prévisions de trésorerie afin de refléter la position de celle-ci.
  • Comptes clients : Préparer et envoyer les factures aux clients pour les services rendus au fur et à mesure des besoins. S’assurer que les factures sont enregistrées dans les comptes pertinents du système de comptabilité. Envoyer les relevés de compte mensuels. Examiner le classement chronologique des comptes clients chaque semaine et communiquer avec les clients dont les factures sont en souffrance pour prendre des dispositions de paiement.
  • Comptes fournisseurs : Examiner les factures des fournisseurs, vérifier que les montants correspondent aux bordereaux d’emballage et s’assurer que les coûts sont exacts. Enregistrer les factures dans le système de comptabilité. Examiner le classement chronologique des comptes fournisseurs chaque semaine et établir le calendrier des paiements. Réconcilier les relevés de compte des fournisseurs pour veiller à ce que les comptes soient à jour. Enregistrer les factures dans les budgets et rechercher les écarts potentiels.
  • Services bancaires : Préparer les dépôts bancaires des paiements reçus et enregistrer les paiements dans le système des comptes clients. Effectuer des dépôts bancaires, au besoin.
  • Paie : Vérifier les feuilles de temps des employés chaque semaine. Procéder au traitement bimensuel de la paie par l’intermédiaire d’un service externe. Enregistrer les écritures de journal de paie dans les comptes pertinents. Traiter les états des frais de déplacement et les allocations d’automobile.
  • Remises gouvernementales et taxes : Préparer et remettre les paiements de déductions à la source provinciales et fédérales. Préparer et remettre les impôts des sociétés provinciaux et fédéraux mensuels. Préparer et remettre les paiements de TPS et TVP trimestriels.
  • Procédures de fin de mois : Réconcilier les relevés bancaires pour les comptes canadiens et américains, réconcilier la trésorerie avec les produits d’exploitation, les frais généraux et les coûts des produits vendus. Enregistrer les écritures de journal récurrentes pour le mois suivant. Exécuter une balance de vérification et assurer l’équilibre de tous les comptes. Réconcilier les relevés de compte Visa mensuels. Préparer et enregistrer les comptes de régularisation actifs et passifs dans les comptes pertinents. Réconcilier la petite caisse.
  • Coordination de fin d’année : Préparer les documents financiers pour les comptables externes. Examiner la balance de vérification et la documentation pour la clôture de l’exercice. Préparer les rapports sur les produits en cours de fabrication, les comptes de régularisation et les évaluations fédérales et provinciales, ainsi que la documentation pour les dépenses en immobilisation.
  • Tenue de livres quotidienne : Tenir à jour les comptes papier et électroniques, l’enregistrement et le classement. Gérer les comptes de téléphonie cellulaire et les comptes Visa de l’entreprise. Corriger les écarts et apporter les changements nécessaires aux comptes, au besoin. Préparer des rapports analytiques, selon les besoins de la direction.
  • Projet d’intégration de logiciel : Reprendre les activités de déploiement du nouveau progiciel de gestion intégré et superviser l’intégration des employés.

2. Responsabilités de ressources humaines :

  • Assurer le suivi de la présence des employés, gérer les horaires et les rapports mensuels
  • Gérer l’horaire des vacances des employés du bureau
  • Assurer l’exactitude des dossiers d’employés et la mise à jour de ceux-ci
  • Remplir et traiter les relevés d’emploi, au besoin
  • Gérer le compte de courriel « Carrières », évaluer les CV soumis et les transférer au service approprié, organiser les entrevues
  • S’occuper de l’arrivée des nouveaux employés, fournir de l’orientation
  • Créer des contrats et des ententes de confidentialité
  • Mettre à jour le manuel de l’employé, au besoin
  • Préparer et envoyer les annonces concernant les employés

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

  • Connaissance de logiciels de comptabilité comme Accounting Edge ou QuickBooks
  • Solides capacités de tenue des comptes et d’analyse financière
  • Expérience de comptabilité ou de tenue de livres sur un cycle complet
  • Automotivation et excellentes compétences d’organisation et de gestion du temps
  • Aptitude à gérer du personnel administratif et de bureau
  • Expérience en gestion de bureau, un atout
  • Attention aux détails et solides compétences de résolution de problèmes
  • Grande capacité à exécuter plusieurs tâches en même temps, à les rationaliser et à les prioriser; aptitude à respecter les échéanciers
  • Excellente connaissance de Microsoft Office et d’Internet, capacité à travailler avec un MAC
  • Bilinguisme, solides compétences interpersonnelles et de communication
  • Haut niveau de fiabilité et de professionnalisme, esprit d’équipe
  • 2 à 3 années d’expérience
  • DEC en comptabilité

CONDITIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

  • Poste à temps plein
  • Travail en position assise la plus grande partie de la journée

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ROLE SUMMARY

A team player with proven leadership skills, you have the ability to work at a strategic level. You are extremely detail oriented, analytical, organized, and can handle a variety of work. As the Controller you will have continuous interaction and interruptions during your day. You will use your skills to process payables, receivables, payroll, government remittances, manage cash flow and fulfill HR duties. You will be responsible for the day-to-day management of the office and provide administrative and organizational support when needed.

You are flexible, proactive and resourceful and have a strong desire to be challenged, to learn and to succeed.

CRITICAL FUNCTIONS:

1. Accounting Responsibilities:

  • Cash Flow Management: Cash flow forecast updated as required to reflect an up to date cash position.
  • Accounts Receivable: Prepare & send out customer billings for services as required. Ensure billing is entered into proper accounts in the accounting system. Send out statements on a monthly basis. Review A/R aging on a weekly basis and contact customers with past-due invoices to make payment arrangements.
  • Accounts Payable: Review supplier invoices, match to packing slips and ensure costs are correct. Post invoices in accounting system. Review A/P aging on a weekly basis and determine payment schedule. Reconcile supplier statements to ensure accounts are kept current. Post invoices to budgets and research any discrepancies.
  • Banking: Prepare bank deposits of payments received and enter payments into accounts receivable system. Make bank deposits as required.
  • Payroll: Verify employee time sheets on a weekly basis. Process bi-monthly payroll though outside service. Post payroll journal entries to proper accounts. Process expense reports and car allowances.
  • Government Remittances and Taxes: Prepare and remit Provincial and Federal DAS payments. Prepare and remit monthly Provincial and Federal corporate taxes. Prepare & remit quarterly GST/PST payments.
  • Month-End procedures: Reconcile bank statements for CDN & US accounts, reconcile cash flow with revenues, overhead expenses and COGs. Post recurring journal entries for following month. Run monthly Trial Balance and ensure all accounts are balanced. Reconcile monthly Visa statement. Prepare and post accruals and deferred revenue to proper accounts. Reconcile Petty Cash.
  • Year-End Coordination: Preparation of financial records for external accountants. Review Trial Balance and documentation for Year-End closing. Prepare WIP reports, accruals and Federal & Provincial assessments, and documentation for capital expenditures.
  • Daily Bookkeeping: Maintain paper and electronic files, posting & filing. Handle company cell phone and visa account. Resolve discrepancies and make necessary changes to accounts as needed. Prepare analytical reports as needed by management.
  • Software Integration Project: Take over implementation of new ERP software and spearhead employee integration.

3. Human Resource Responsibilities:

  • Track employee attendance and maintain schedules and monthly report
  • Maintain office vacation schedule
  • Maintain accurate and up to date employee files
  • Fill out and process ROEs as required
  • Manage “Careers” e-mail account, review resumes submitted and forward to proper department, book interviews
  • Set-up new employees, provide orientation
  • Create contracts and confidentiality agreements
  • Update Employee Handbook as needed
  • Prepare and send out employee announcements

SKILLS AND QUALIFICATIONS

  • Knowledge of accounting software such as Accounting Edge or QuickBooks
  • Strong record keeping and financial analysis capabilities
  • Full cycle experience in accounting/bookkeeping
  • Self-starting personality with excellent organization and time management skills
  • Able to manage administrative and office staff
  • Office management experience an asset
  • Detail-oriented with strong problem-solving skills
  • Highly capable of multi-tasking, rationalizing and prioritizing tasks. Able to meet deadlines
  • Excellent Microsoft Office and Internet knowledge, able to work on MAC
  • Bilingualism and strong communication and interpersonal skills
  • Highly reliable and professional with a team player approach
  • 2-3 years experience
  • DEC in Accounting

WORKING CONDITIONS AND ENVIRONMENT

  • Full-time position
  • Works in a sitting position for most of the day

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