: Bilingual Administrative Assistant – part time /20 hours per week
The Saint John Multicultural and Newcomers Resource Centre Inc - Saint John, NB
Part-time

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The Organization: The Saint John Multicultural and Newcomers Resource Centre Inc (SJMNRC) is a non-profit organization that provides an integrated approach to settlement services for newcomers, including one-on-one employment related counselling, referral and placement services to immigrants. The management of the Centre is overseen by a volunteer Board of Directors. The mandate of the SJMNRC is to:

  • Facilitate the integration of newcomers to Saint John and help to retain them in the region;
  • Create a road map for newcomers;
  • Build a centrally coordinated service delivery model that connects the existing service providers, community stakeholders and clients; and
  • Serve as an advocate for newcomers and the multicultural community in the Saint John region.

The Position: Reporting to the Managing Director, the Administrative Assistant is responsible for working with the team to ensure efficient and effective administrative and reception duties for staff, clients and the Board. Specifically, the Administrative Assistant will be responsible for:

  • provide general reception, administrative and clerical support including greeting clients, answering the telephone, data entry, and mailing, scanning, faxing and copying various materials
  • maintain electronic and hard-copy filing system; assist in maintenance of same for Managing Director
  • open, sort and distribute incoming correspondence; assist in coding invoices and expense claim forms; distribute payments to various venders
  • perform errands such as trips to the post office, bank, and office supply stores
  • prepare and modify documents including correspondence, reports, drafts, and memos
  • maintain office supplies for department

Qualifications:

  • 2+ years of hands-on administrative support experience
  • proficiency in MS Word, MS Excel and Simply Accounting a must
  • knowledge of operating standard office equipment
  • excellent communication skills – written and verbal
  • ability to prioritize projects and strong problem solving skills
  • good research skills and attention to detail

The ideal candidate will have 2+ years of experience in relevant areas such as customer service, accounting, and office administration. Related experience is an asset. Additionally, applicants must demonstrate an ability to work under tight deadlines, to work with different cultures, to multitask, and to prepare high quality written documents. Ability in both official languages is required.

To Apply: Send your résumé and cover letter, along with salary expectations, to: Saint John Multicultural & Newcomers Resource Centre Inc.,
Deadline: End of day October 24 2013.

Poste: Assistant(e) administratif(ive) bilingue – temps partiel/ 20 heures par semaine

Organisme : Le Saint John Multicultural and Newcomers Resource Centre Inc (SJMNRC) est un organisme sans but lucratif assurant une approche intégrée aux services d’établissement des nouveaux arrivants, comprenant services à l’emploi personnel, d’aiguillage et de placements aux nouveaux arrivants. La gestion du centre est assurée par un conseil d’administration bénévole. Le mandant du SJMNRC comprend :

  • Favoriser l’intégration sur le long terme des nouveaux arrivants à Saint John.
  • Bâtir un modèle de services centralisés en collaboration avec les services existants, les intervenants de la communauté et les clients.
  • Soutenir les programmes offerts par les organismes en place d’aide à l’installation et les associations multiculturelles.
  • Servir de porte-parole pour les nouveaux arrivants et la communauté multiculturelle de la région de Saint John.

Poste : Répondant à la direction générale, l’assistant(e) administratif(ive) sera responsable d’œuvrer avec les membres de l’équipe pour assurer une administration efficace et efficiente et l’accueil du personnel, des clients et des membres du conseil d’administration. En particulier, l’assistant(e) administratif(ive) devra :

  • assurer l’accueil général, le soutien lié à l’administration et au déroulement des affaires du bureau, dont accueillir les clients et répondre au téléphone, entrer les données, et poster, télécopier et photocopier divers documents
  • voir au maintien du système de filière électronique et informatique; assister à la maintenance de ce qui précède pour la direction générale
  • ouvrir, trier et distribuer la correspondance entrant dans le bureau; aider au codage des factures et des formulaires de réclamation de dépenses; distribuer les paiements à divers vendeurs
  • faire des courses, telles au bureau de poste, à la banque et aux magasins de matériel de bureau
  • préparer et modifier des documents, comprenant la correspondance, les ébauches de document et les mémos
  • voir au maintien du matériel de bureau

Compétences :

  • au moins 2 ans d’expérience en soutien administratif
  • maîtrise de MS Word, MS Excel et Simply Accounting obligatoire
  • connaissance du fonctionnement de l’équipement de base d’un bureau
  • excellente aptitude en communication orale et écrite
  • aptitude à établir les priorités parmi les projets et une forte capacité à résoudre des problèmes
  • habileté en recherche et attention aux détails

Le(la) candidat(e) idéal(e) devra posséder au moins 2 ans d’expérience dans des domaines pertinents tels le service à la clientèle, la comptabilité et l’administration d’un bureau. Une expérience connexe serait un atout. De plus, les candidat-e-s doivront se montrer capable de travailler avec des échéanciers serrés, travailler avec des gens de diverses cultures, mener plusieurs tâches de front et préparer des documents écrits de haute qualité. La maîtrise des deux langues officielles est requise.

Pour présenter votre demande : Envoyer votre curriculum vitae et une lettre d’accompagnement, ainsi que le salaire désiré au : Saint John Multicultural & Newcomers Resource Centre Inc.

Date limite : Fin de la journée du 24 octobre 2013


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