Administrative Assistant / Adjoint(e) Administratif(ve)
eVision Inc. - Montréal, QC

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eVision, established in 2000, is a Canadian firm working in process automation. We offer specialized solutions to the research community and provide technology platforms for researchers and funders alike across the full arc of any research project, helping research professionals review and fund their study. eVision inc. is also well known for its IT Consulting Services offering. We are always considering the best technology choices to optimize the return on investment for the Information Technology solutions of our customers.

eVision is expanding and needs the talents of a highly organized, bilingual Administrative Assistant.

Your role:

Under limited supervision, to perform, coordinate and oversee a variety of administrative and project support activities for the company managers, including:

  • Preparing activities reports and other management tools;
  • Drafting, formatting, and proof-reading of letters, reports and presentations;
  • Coordinating meetings and providing reminders and materials required for meetings;
  • Taking accurate meeting minutes;
  • Managing calendars and agendas: set up appointments, follow up on deadlines, organize schedule according to priorities;
  • Gathering and summarizing information submitted to managers;
  • Writing and editing proposals and promotional material (online and on paper);
  • Assisting the contract management process;
  • Verifying documents for internal and external submissions;
  • Receiving, directing and making telephone calls; taking and relaying messages;
  • Opening and sorting mail;
  • Preparing expense and financial reports;
  • When requested, making travel arrangements.

Your qualifications:

  • Minimum one (1) year of similar experience or a certification in a related area;
  • Excellent knowledge of French and English, both spoken and written; excellent French & English grammar;
  • Very good knowledge of MS Word, MS Excel, MS Power Point;
  • Demonstrated ability to organize and prioritize work, to multi-task and to respect deadlines;
  • Detail oriented, and proactive;
  • Autonomous and able to work with minimal supervision in a fast-changing work environment.

Join our dynamic team by sending us your resume and cover letter (in English and French).

Only candidates selected for an interview will be contacted.

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Fondée en 2000, eVision est une société canadienne qui œuvre dans le domaine de l'automatisation de processus. Nous offrons des solutions spécialisées pour la communauté de la recherche, des plateformes technologiques aux chercheurs, administrateurs et aux financeurs à travers l'éventail complet du cycle de vie des projets de recherche, assistant ainsi les professionnels de la recherche dans l'analyse et le financement de leurs études. eVision inc. est reconnue aussi pour ses services-conseils en TI. Nous considérons toujours les meilleurs choix technologiques afin d'optimiser le retour sur l'investissement pour les solutions en TI de nos clients.

En pleine expansion, eVision a besoin des talents d’un Adjoint Administratif/Adjointe Administrative bilingue.

Vos responsabilités:

De manière autonome, accomplir, coordonner et superviser une variété de tâches administratives et activités d'appui aux projets, notamment :

  • Préparer des rapports d’activité et autres outils de gestion;
  • Rédiger et effectuer la mise en page et la correction de lettres, de rapports et de présentations;
  • Coordonner des réunions, faire des rappels et préparer le matériel requis pour les réunions;
  • Rédiger des procès-verbaux précis des réunions et les distribuer;
  • Tenir à jour les calendriers et les agendas: fixer des rendez-vous, suivre les délais, organiser le programme selon les priorités;
  • Recueillir et résumer des informations pour les gérants;
  • Vérifier les documents pour présentation interne et externe;
  • Ecrire et modifier des propositions et du materiel promotionnel (en ligne ou sur papier);
  • Aider au processus de gestion des contrats;
  • Recevoir, rediriger et faire des appels téléphoniques; prendre et transmettre des messages;
  • Ouvrir et trier le courrier;
  • Rédiger des rapports de dépenses et des rapports financiers;
  • Organiser des voyages et déplacements en cas de besoin.

Vos qualifications:

  • Un minimum d’une année d’expérience similaire ou un certificat dans un domaine associé;
  • Excellent niveau en Français et en Anglais, à la fois parlé et écrit. Grammaire excellente en Français et Anglais;
  • Très bonne connaissance de MS Word, MS Excel, MS Power Point;
  • Capacité prouvée à organiser et donner des priorités aux tâches, à conduire plusieurs tâches en parallèle et à respecter les délais;
  • Attention aux détails et proactivité;
  • Autonome et capable de travailler avec un minimum de supervision dans un environnement de travail dynamique.

Rejoignez notre équipe dynamique en nous envoyant votre CV et lettre de motivation (en Anglais et en Français).

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.


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