Adjoint(e) Administrative - Service
Services WEC Québec Inc. - Matane, QC

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Afin de supporter le Département de Service, nous sommes présentement à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Administrative pour combler un poste permanent.

RESPONSABILITÉS:

  • Tenir les registres de service et de maintenance à jour dans les systèmes;
  • Voir à l'acquisition de véhicules de service, remorques, systèmes Bott, etc.;
  • Collaborer avec les Répartiteurs et le Coordonnateur à l'Équipement pour l'acquisition de trousses d'outils de base;
  • Voir à la prise de rendez-vous pour l'entretien des véhicules de service, incluant pour les changements d'huiles, réparations, installation de pneus d'hivers, etc;
  • Rechercher des assurances abordables et pertinentes pour la flotte de véhicules de compagnie, et en négocier les prix;
  • Gérer les cartes d'essence prépayées et vérifier les états de compte pour détecter les abus ou les mauvaises utilisations par les employés;
  • Renouveller les enregistrements et les assurances pour la flotte de véhicules de compagnie;
  • Vérifier et approuver les factures concernant les réparations sur les véhicules de service et sur les véhicules de location;
  • Remplir et tenir les registres et rapports d'accidents pour les voitures de location;
  • Gestion des réclamations d'assurances;
  • Garder des copies des permis de conduire des employés pour des fins de vérification et d'assurance;
  • Commander les systèmes de GPS nécessaires et voir à leur installation;
  • Tenir à jour les coordonnées des systèmes de GPS des turbines et des entrepôts, ainsi que les registres des véhicules dans le système de Gestion de la Flotte ("Fleet Management System");
  • Responsable de faire livrer les véhicules dans les autres provinces lorsque requis;
  • Compiler et fournir des statistiques du département sur demande;
  • Former les Techniciens de Service sur l'utilisation et les lignes directrices de la flotte de véhicule;
  • Tenir à jour l'outils de planification de la maintenance et s'assurer que les rapports de maintenance sont complétés à temps;
  • Vérifier les rapports de service, en les comparant aux données recueillies dans le système SCADA et de gestion de la flotte;
  • Vérifier et comparer les feuilles de temps des travailleurs temporaires avec les factures;
  • Prendre des notes pour les comptes-rendus de rencontre, à l'occasion.

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES:

  • Diplôme professionel en secrétariat, ou toute expérience pertinente;
  • Niveau d'anglais avancé, autant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Excellente connaissance de la suite MS Office (SAP un atout);
  • Grande attention aux détails, capacité à travailler sous pression, professionalisme.

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