Relevant du Directeur général adjoint, le ou la secrétaire-réceptionniste est responsable d’effectuer les tâches administratives et les tâches de secrétariat. La personne titulaire de ce poste doit faire preuve d’une grande autonomie.
Le poste de secrétaire-réceptionniste comprend une variété de responsabilités, telles :
Mettre en forme, rédiger ou réviser des documents internes (incluant les procès-verbaux);
Assurer le traitement des appels téléphoniques, courriels, courriers et télécopies;
Recevoir des visiteurs et des commandes ;
Assurer la logistique entourant les rencontres du conseil d’administration et des divers comités (voir aux réservations de locaux, à l’organisation des repas, veiller à ce que l’équipement bureautique nécessaire soit disponible et prêt pour utilisation, etc.);
Effectuer le publipostage;
Supporter l’organisation lors de la préparation de nombreux évènements ;
Préparer des présentations Power Point;
Préparer des demandes de financement et de subvention;
Tenir à jour le manuel des procédures ainsi que les règlements généraux de l’Association et en remettre une copie aux nouveaux employés;
Établir et maintenir un système de classement efficace;
Prendre en charge divers dossiers ponctuels et les mener à terme;
Veiller au bon fonctionnement de l’équipement de bureau et référer toute problématique aux fournisseurs pertinents (photocopieur, télécopieur, imprimantes, timbreuse, etc.);
Commander des fournitures pour le bureau (papeterie, papeterie officielle, encre, fournitures pour la timbreuse, carte d’affaires, etc.);
Tenir à jour l’inventaire de la cuisine des employés;
Mettre à jour le système téléphonique;
Participer aux autres tâches en lien avec la tenue des locaux.
Exigences :
Détenir un DEP en bureautique ou l'équivalent;
Posséder un minimum de trois années d'expérience pertinente;
Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit et posséder une excellente connaissance de l’anglais;
Expérience pour mettre en forme, rédiger ou réviser des documents internes (incluant les procès-verbaux);
Expérience en publipostage;
Expérience en demandes de financement et subventions;
Excellente compréhension de Windows, MS Office (plus spécifiquement Word et Outlook), Internet, base de données interne);
Disponibilité occasionnelle pour travailler hors des heures d'affaires habituelles.
Compétences recherchées :
Avoir un grand sens du service à la clientèle et de l'entregent;
Facilité à communiquer;
Initiative et débrouillardise;
Excellente gestion des priorités ;
Autonomie;
Organisation;
Capacité d’analyse;
Attitude positive et esprit d’équipe;
Sens des responsabilités;
Ponctualité.
Nombre de poste(s) à combler : 1 Date d'entrée en fonction : Dès que possible Statut de l'emploi : Permanent Horaire de travail : Temps plein Quart de travail : Jour Heures par semaine : 37.5 Salaire : À discuter Assurances collectives : après 3 mois
