Secrétaire-réceptionniste
Réseau Environnement - Montréal, QC

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Relevant du Directeur général adjoint, le ou la secrétaire-réceptionniste est responsable d’effectuer les tâches administratives et les tâches de secrétariat. La personne titulaire de ce poste doit faire preuve d’une grande autonomie.

Le poste de secrétaire-réceptionniste comprend une variété de responsabilités, telles :

  • Mettre en forme, rédiger ou réviser des documents internes (incluant les procès-verbaux);
  • Assurer le traitement des appels téléphoniques, courriels, courriers et télécopies;
  • Recevoir des visiteurs et des commandes ;
  • Assurer la logistique entourant les rencontres du conseil d’administration et des divers comités (voir aux réservations de locaux, à l’organisation des repas, veiller à ce que l’équipement bureautique nécessaire soit disponible et prêt pour utilisation, etc.);
  • Effectuer le publipostage;
  • Supporter l’organisation lors de la préparation de nombreux évènements ;
  • Préparer des présentations Power Point;
  • Préparer des demandes de financement et de subvention;
  • Tenir à jour le manuel des procédures ainsi que les règlements généraux de l’Association et en remettre une copie aux nouveaux employés;
  • Établir et maintenir un système de classement efficace;
  • Prendre en charge divers dossiers ponctuels et les mener à terme;
  • Veiller au bon fonctionnement de l’équipement de bureau et référer toute problématique aux fournisseurs pertinents (photocopieur, télécopieur, imprimantes, timbreuse, etc.);
  • Commander des fournitures pour le bureau (papeterie, papeterie officielle, encre, fournitures pour la timbreuse, carte d’affaires, etc.);
  • Tenir à jour l’inventaire de la cuisine des employés;
  • Mettre à jour le système téléphonique;
  • Participer aux autres tâches en lien avec la tenue des locaux.

Exigences :

  • Détenir un DEP en bureautique ou l'équivalent;
  • Posséder un minimum de trois années d'expérience pertinente;
  • Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit et posséder une excellente connaissance de l’anglais;
  • Expérience pour mettre en forme, rédiger ou réviser des documents internes (incluant les procès-verbaux);
  • Expérience en publipostage;
  • Expérience en demandes de financement et subventions;
  • Excellente compréhension de Windows, MS Office (plus spécifiquement Word et Outlook), Internet, base de données interne);
  • Disponibilité occasionnelle pour travailler hors des heures d'affaires habituelles.

Compétences recherchées :

  • Avoir un grand sens du service à la clientèle et de l'entregent;
  • Facilité à communiquer;
  • Initiative et débrouillardise;
  • Excellente gestion des priorités ;
  • Autonomie;
  • Organisation;
  • Capacité d’analyse;
  • Attitude positive et esprit d’équipe;
  • Sens des responsabilités;
  • Ponctualité.

Nombre de poste(s) à combler : 1
Date d'entrée en fonction : Dès que possible
Statut de l'emploi : Permanent
Horaire de travail : Temps plein
Quart de travail : Jour
Heures par semaine : 37.5
Salaire : À discuter
Assurances collectives : après 3 mois


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