Ajoint(e) administratif(ve) - Administrative Assistant
ProMetic BioProduction Inc. - Laval, QC

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ProMetic a créé une nouvelle filiale, ProMetic BioProduction Inc. (« PBP »). Cette dernière assurera le développement et la fabrication de produits bio-similaires dérivés du plasma, à forte valeur ajoutée, pour satisfaire les besoins de ses clients existants et futurs dans une usine à la fine pointe de la technologie.

ProMetic BioProduction Inc. est à la recherche d’un adjoint(e) administratif(ve), pour travailler à son usine de Laval, Québec. Cette personne, qui travaillera sous la supervision conjointe du Directeur du système qualité et du Directeur de production, devra soutenir et coordonner les différentes activités administratives et cléricales de ProMetic BioProduction Inc.

Le mandat de l’adjointe administrative comprendra notamment les tâches suivantes:

Tâches administratives générale (60%) :

  • Veiller au bon fonctionnement des appareils (photocopieurs, imprimantes, timbreuse, etc.);

Traiter les communications reçues par courriel;

  • Ouvrir, dater et distribuer le courrier. Préparer et envoyer les envois par la poste et autres services de messageries;
  • Commander et gérer l’achat des fournitures de bureau et des fournitures destinées aux espaces communs des employés;
  • Entrer les données et effectuer la mise à jour des informations aux divers logiciels, bases de données et tableaux utilisés ou gérés par les différents services;
  • Fournir une aide cléricale et administrative aux deux directeurs;
  • Agir à titre d’agent de liaison avec le siège social de ProMetic et à résoudre divers problèmes administratifs au besoin;
  • Organiser les détails des déplacements d’affaires des employés et des visiteurs;
  • Voir à l’entretien et au bon fonctionnement du bureau et des espaces communs: en cas de problème, faire le suivi auprès du responsable du bâtiment;
  • Toutes tâches connexes telles qu’assignées par les superviseurs.

Tâches administratives particulières au département du système qualité (40%) :

  • Assurer la bonne distribution de tous les documents contrôlés issues par le département d’Assurance Qualité;
  • Numériser les documents originaux d’assurance qualité, les dossiers de lot et tous les documents des départements d’assurance qualité et de contrôle qualité;
  • Maintenir les dossiers et les documents électroniques;
  • Maintenir le respect du temps de révision et d’approbation des documents;
  • Assurer le bon étiquetage des dossiers d’archives;
  • Mettre à jour des documents de suivi;
  • Émettre les numéros d’identification des documents;
  • Aider à maintenir le bon fonctionnement du système de qualité;
  • Fournir un soutien aux départements d’assurance qualité et de contrôle qualité, selon leurs besoins.

La personne sélectionnée devra détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en bureautique, administration, secrétariat ou tout autre domaine connexe jumelé à un minimum de trois (3)ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif. Le bilinguisme (anglais et français) est essentiel, tant à l’oral qu’à l’écrit. De plus, l’adjointe administrative devra avoir une excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Outlook, Excel).

Les caractéristiques suivantes sont également recherchées:

  • Attentif aux détails et respectueux des procédures;
  • Capacité à travailler sous pression et être en mesure de gérer plusieurs priorités en même temps sur une base quotidienne, en ayant une attitude positive et proactive;
  • Méthodique et discipliné;
  • Habileté à établir de bonnes relations interpersonnelles, tant avec les collègues de travail, les fournisseurs et les clients.

ProMetic offre une rémunération concurrentielle, un programme d’avantages sociaux complet, des conditions de travail flexibles ainsi qu’un environnement de travail décontracté.

Pour postuler, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et votre curriculum vitae par courriel avec la référence suivante: PBP-AA. ProMetic souscrit aux principes d’équité en emploi. Nous communiquerons seulement avec les candidatures retenues pour une entrevue. Pour davantage de renseignements sur ProMetic, visitez notre site internet www.prometic.com.

  • Le générique masculin inclut le féminin et est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

ProMetic created a new subsidiary, ProMetic BioProduction Inc. (“PBP”). PBP will undertake the development and manufacture of high-value plasma-derived therapeutic biosimilars for ProMetic’s current and future clients in a state of the art facility.

ProMetic BioProduction Inc. is looking for an Administrative Assistant to work at its plant in Laval, Quebec. Under the supervision of the Director, Quality System, and the Director, Production this person will be responsible to support and coordinate the various administrative and clerical activities of ProMetic BioProduction Inc.

The mandate of the Administrative Assistant will mainly includethe following tasks:

General administrative:

  • Ensure proper maintenance and operation of the equipments (photocopiers, printers, etc.).
  • Answers various requests received by emails;
  • Open, date and distribute the mail. Prepare and send package by courrier;
  • Order purchase office and common employees areas supplie;

  • Enter data and update information to various software , databases and tables used or managed by the different services;
  • Provide clerical and administrative support to two directors ;
  • Liaise with the headquarters ProMetic, solve various administrative issues as required;
  • Organize the details of the business travel of employees and visitors;

  • Monitor the maintenance and proper functioning of the office and common areas: liaise with the maintenance person if any problem ;
  • All related duties as assigned by supervisors

Quality system department (40%):

  • Ensure proper distribution of all controlled documents from the Quality Assurance Department;
  • Scan original and make batch records for all quality assurance and quality control departments;

  • Maintain records and electronic documents;
  • Manage deadline for compliance and approval documents;
  • Ensure proper labeling of archival records;
  • Updating monitoring documents;
  • Issuing identification numbers for documents;
  • Assist in maintaining the proper functioning of the quality system;
  • Provide support to quality assurance and quality control departments, depending on their needs.

They selected candidate will hold a professional degree (DEP) in administration, secretarial studies or any other related field combined of with a minimum of three (3) years’ experience in an administrative support role. Bilingualism (English and French) is essential, both oral and written. He must have an excellent command of the Office Suite (Word, Outlook, Excel).

The following criteria are also required:

  • Detail oriented of detail and procedures;
  • Ability to work under pressure and be able to manage multiple priorities at the same time on a daily basis, with a positive and proactive attitude;
  • Sense of responsibility;
  • Sense of analysis;
  • Conscientious and careful;
  • Methodical and disciplined;
  • Ability to establish good interpersonal relationships, both with colleagues, suppliers and customers.

ProMetic offers a competitive compensation, a flexible work schedule and a casual working environment.

To apply, please send a cover letter and copy of your resume with the following reference: PBP-AA. ProMetic is an equal opportunity employer. Only chosen candidates will be contacted for an interview. For more information about ProMetic, visit our website www.prometic.com.


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