Bilingual Administrative Assistant
Priority Personnel Inc. - Fredericton, NB

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Our client, The Association of New Brunswick Land Surveyors, is looking for a permanent, full-time, Bilingual Administrative Assistant to assist the Executive Director and the Secretary-Treasurer in the performance of day-to-day duties. The Administrative Assistant will be responsible to act as Secretary-Receptionist and Office Manager performing accounting, public relations and membership duties.
The Mandate of the New Brunswick Association of Land Surveyors is to regulate and govern the profession of Land Surveying in NB. It has approximately 140 members, of whom 88 are full members who have been qualified to and have the right to practice Land Surveying in New Brunswick. The other members are either Life, Honorary, Affiliate, Retired, Associate, or Surveyor-in-Training members of the Association.
The successful candidate will be an outgoing, organized individual with superior communication skills. They will be interested in their own professional development, which will be supported by the association and will have a thorough knowledge of Microsoft Office products.
Qualifications:

  • Superior communication and interpersonal skills, both oral and written in French and English,
  • Experience in secretarial, receptionist and office management environments,
  • Possess basic accounting skills and working knowledge of “Simply Accounting”,
  • Demonstrated experience with Microsoft Office, specifically Word and Excel,
  • Exceptional typing skills,
  • Be able and willing to take technical and professional development courses, seminars and training which are relevant to the position, at the Association’s expense.

Job Description:

  • Organize Executive Council meetings from creating the agenda to translating and distributing the minutes,
  • Translate routine correspondence and documents as required,
  • Compile the Associations’ Annual Report,
  • Respond to routine requests and correspondence in writing when necessary,
  • Answer telephone calls; assess and respond to the public’s and/or member’s needs by providing the appropriate information,
  • Prepare and send mail-outs (both hard-copy and electronic) to members
  • Maintain filing system (both hard-copy and computer based),
  • Maintain the Association’s website by updating existing pages and loading new pages and files,
  • Maintain and update appropriate documents,
  • Assist in the organization and management of the Annual Summer and Annual General Meetings,
  • Ensure that all office equipment, including computers, are in proper working,
  • Maintain the inventory of office supplies and order from the appropriate suppliers as required,
  • Perform other tasks relevant to the position,
  • Manage and maintain the computer based payroll and accounting systems within Simply Accounting,
  • Make bank deposits,
  • Establish and maintain a computerized time management system to keep track of time worked, vacation time, and sick leave for each employee of the Association,
  • Maintain and provide the necessary financial statements as required.

Salary: based on education and experience.
To apply, please submit your confidential resume and cover letter saved as one document to Priority Personnel Inc. no later than noon Tuesday, April 2, 2013, stating ANBLS Bilingual Administrative Assistant in the subject line.
Thank you for applying. Only those selected for a screening interview will be contacted.

Notre client, l'Association des arpenteurs-géomètres du Nouveau-Brunswick, cherche à pourvoir un poste permanent et à temps plein d’adjointe administrative bilingue ou d’adjoint administratif bilingue. La personne retenue assistera le directeur administratif et le secrétaire-trésorier dans l’exercice de leurs tâches courantes, en plus d’effectuer, à titre de secrétaire-réceptionniste et de gestionnaire de bureau, des tâches reliées à la comptabilité, aux relations publiques et aux adhésions.

L'Association des arpenteurs-géomètres du Nouveau-Brunswick a pour mandat de réglementer et de régir la profession d'arpentage au Nouveau-Brunswick. Elle compte environ 140 membres, dont 88 sont des membres à part entière ayant le droit d’exercer l’arpentage au Nouveau-Brunswick. Les autres catégories de membres sont : à vie, honoraires, affiliés, retraités, associés ou arpenteurs-géomètres stagiaires.

La personne retenue aura de l’entregent, le sens de l’organisation et d’excellentes aptitudes à communiquer. Elle devra veiller à son perfectionnement professionnel, qui sera pris en charge par l'association, et avoir une connaissance approfondie des produits Microsoft Office.

La qualification :

· Excellentes relations interpersonnelles et aptitudes à communiquer à l’oral et à l’écrit, en anglais et en français
· Expérience dans les domaines du secrétariat, de la réception et de la gestion de bureau
· Compétences de base en comptabilité et connaissance pratique de Simply Accounting
· Expérience confirmée de Microsoft Office, notamment Word et Excel
· Compétences exceptionnelles en dactylographie
· Capacité et volonté de suivre, aux frais de l'Association, des cours, séminaires et formations de perfectionnement technique et professionnel ayant trait au poste

La description du poste :

· Organiser les réunions du comité exécutif (processus complet allant de la préparation de l'ordre du jour à la traduction et distribution du procès-verbal).
· Traduire la correspondance et les documents courants, au besoin.
· Établir le rapport annuel de l’association.
· Répondre aux demandes et à la correspondance de routine, par écrit s’il y a lieu.
· Répondre aux appels téléphoniques, évaluer les besoins du public ou des membres et fournir les renseignements appropriés.
· Préparer les envois postaux (copies papier et électronique) et les envoyer aux membres.
· Tenir les dossiers et effectuer le classement (sur papier et par ordinateur).
· Tenir à jour le site web de l'association et, au besoin, télécharger des pages et des fichiers.
· Tenir à jour les documents appropriés.
· Aider à organiser et à gérer la réunion annuelle estivale et l’assemblée générale annuelle.
· Veiller à ce que les équipements de bureau, y compris les ordinateurs, soient en bon état de fonctionnement.
· Tenir l'inventaire des fournitures et passer les commandes aux fournisseurs concernés.
· Effectuer d'autres tâches liées au poste.
· Gérer et tenir la paye et les systèmes comptables informatiques dans Simply Accounting.
· Faire les dépôts bancaires.
· Établir et tenir un système informatisé de gestion du temps travaillé, des vacances et des congés de maladie de chaque employé de l'association.
· Tenir la comptabilité et préparer les états financiers nécessaires, au besoin.

Salaire : selon la formation et l’expérience

Pour postuler, envoyez en toute confidentialité votre CV et une lettre de présentation (sauvegardés en un seul document) à Priority Personnel Inc., au plus tard à midi le mardi 2 avril 2013. Indiquer Poste d’adjoint administratif bilingue de l'AA-GN-B dans la ligne d'objet.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature; mais nous ne communiquerons qu'avec celles qui sont convoquées pour une entrevue.


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