Coordinateur de bureau/Office Coordinator
MPC - Montréal, QC

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La compagnie en résumé :

Avec ses bureaux répartis dans le monde entier, la compagnie Moving Picture (MPC) est l’un des principaux studios d’effets visuels (VFX), créant des effets visuels haut de gamme pour les industries de publicité et de longs métrages.

Nous sommes constamment à la recherche des meilleurs talents au monde, de personnes dynamiques et enthousiastes qui viennent travailler chaque jour avec le désir de faire partie de l’une des meilleures équipes dans l’industrie.

Résumé de l’emploi :

Le Coordinateur du bureau aura la responsabilité de soutenir le Directeur du bureau afin de maintenir le bon fonctionnement du bureau sur une base quotidienne.

Le Coordinateur du bureau possèdera de solides compétences administratives ainsi que la rigueur quant à la qualité de son travail et il aura le dynamisme et la détermination de voir le travail s’accomplir.

Le Coordinateur du bureau travaillera au sein de l’équipe de management, oeuvrant de près avec nos messagers et se rapportant au Directeur du bureau.

Principales responsabilités :

Traduit des documents et des communications; de l’anglais
Assume la responsabilité des communications de la compagnie, incluant les communiqués importants, les modifications aux installations, etc.;
Communique avec une variété de fournisseurs de produits externes en lien avec la récupération, les services de taxi, le traitement des déchets, etc., tel que requis;
Coordonne et contrôle toutes les fournitures du bureau, de la cuisine, des repas du personnel et des plantes du bureau;
S’assure que les messagers comprennent et complètent leurs tâches;Maintient la petite caisse à jour;
Coordonne les cours, le travail de production durant la pause du midi, les cours après les heures de travail, et tous les autres événements spéciaux sur place subventionnés par la compagnie;
Organise et maintient le système des numéros de téléphone en s’assurant d’avoir le soutien nécessaire du département Systèmes;
Coordonne toutes rencontres en vidéoconférence et client;
Coordonne les commandes de matériel publicitaire de la compagnie et de tee-shirts;
Fait la gestion du bureau et participe à différentes tournées des installations afin de se tenir informé de toutes nouveautés;
Agit comme soutien à la gestion de l’agenda et des dépenses;
Effectue des tâches ponctuelles à la demande du Directeur du bureau.

Compétences requises :

Un minimum de 2 années d’expérience en administration / coordination dans un environnement professionnel;
Compétences vérifiables du sens de l’organisation et de la gestion du temps;
Aptitude à créer et à maintenir d’excellentes relations de travail;Aptitude à résoudre des problèmes et à communiquer de manière efficace dans un milieu de travail évoluant à un rythme rapide;
Une connaissance de travail approfondie de Microsoft Office/Excel/Outlook.

Compétences additionnelles :

Une formation en administration des affaires ou l’équivalent serait un atout;
La compréhension ou l'expérience dans l’industrie VFX serait également un atout.
Traduction

Company Summary:
With offices all over the globe, the Moving Picture Company (MPC) is one of the world's leading visual effects (VFX) studios, creating high-end VFX for the advertising and feature film industries.

We are constantly looking for the best talents in the world, enthusiastic people that come to work every day with the desire to be a part of some of the best work in the industry.

Job Summary:
The Office Coordinator is responsible for supporting the Office Manager to ensure that the facility is kept in efficient running order on a daily basis.

The Office Coordinator will have strong administrative skills, a pride in the quality of their work and will have the drive and determination to get things done.

The Office Coordinator will work within the Facilities Team, working closely with our Runners and reporting to the Office Manager.

Key Responsibilities:
Translate documents and communications from English to French (very Important)
Take responsibility for company communications including important announcements, facilities changes, etc
Communicate with a variety of external service providers in relation to recycling, taxi services, waste disposal etc. as required
Coordinate and monitor all office supplies, kitchen supplies. staff meals and office flowers
Ensure that the Runners understand/complete their duties
Maintain expense reports
Coordinate company sponsored classes, lunchtime production, after hours classes and all other on-site special events
Organize and maintain the telephone numbers/system ensuring the necessary support from Systems
Coordinate any requested video conference/client meetings
Coordinate company show reels and t-shirt orders
Managing the facility and taking part in regular Facilities walk abouts to check on any new issues
Support and backup for calendar/expenses management
Ad hoc tasks as requested by the Office Manager

Required Skills:
A minimum of 2 years of admin/coordination experience in a professional environment
Demonstrable organizational and time management skills
Ability to build and maintain excellent working relationships
Ability to problem solve and communicate effectively in a fast-paced working environment
Strong working knowledge of Microsoft Office/Excel/Outlook
Translation

Bonus Skills:
An educational background in business administration or similar would be beneficial
An understanding or experience of the VFX industry would be a bonus


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About this company
At MPC we serve the international movie industry by bringing the vision of some of the world’s most creative film makers to stunning...