Administrative Assistant / Adjoint(e) administratif/administrative
LASIK MD - Montréal, QC

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Administrative Assistant

LASIK MD is a national provider of laser vision correction, with over 30 clinics across Canada and 1 clinic in the United States. We have grown to be the leading laser vision correction provider in Canada, all because of people like you! For your experience and enthusiasm, we offer excellent career growth opportunities, a competitive salary, fair benefits and many other great incentives. If you are motivated by the opportunity to change people's lives by offering an amazing service and the chance of building your career with a leading, highly engaged and dynamic company, then what are you waiting for? Join our team today!

LASIK MD’s mission:

We give people freedom from eyeglasses and contact lenses using the most advanced technology, at an affordable price. We provide excellent personalized care and a memorable experience.

Your mission as an Administrative Assistant

The Executive Assistant will be responsible for all LASIK MD travel arrangements as well as coordinating different operations projects. The Assistant, displaying a high level of responsibility, professionalism and judgment, will provide administrative and professional support to Executives and will assume a critical role in the flow of information. The individual will be proactive with significant foresight to identify issues prior to them occurring, and be able to work independently and thrive in a fast-paced environment. The ideal candidate will also be detail oriented, organized and sophisticated in their approach.

Tasks will include:

  • Overseeing Head Office Reception of guests and packages
  • Managing travel arrangements for all professionals and employees (50% of the time)
  • Tracking travel costs and making suggestions on how to better control and reduce costs
  • Preparing PowerPoint presentations that are professional in appearance, including graphics
  • Organizing offsite meetings
  • Organizing social events
  • Coordinating the purchase and shipment of event gifts
  • Expense report preparation
  • Running errands

Requirements:

  • Two years administrative and professional support experience
  • Advanced computer skills, particularly in Microsoft Office (Excel and PowerPoint specifically)
  • Demonstrated ability to maintain confidentiality and deal with highly sensitive materials and situations
  • Excellent and professional written and verbal communication skills in both French and English
  • Excellent interpersonal skills
  • Self-motivated, bright, extremely well-organized with strong sense of urgency
  • Strong ability to work with minimal supervision in a fast-paced environment
  • Mature, proactive, independent and outgoing.
  • A related bachelor’s degree considered an asset

Position details:

This is a permanent, full-time position. Candidates must be available to work Monday-Friday for 40 hours per week. A full training is offered to all new hires. If you think that you are an ideal candidate for this position, please send us your resume!

Adjoint(e) administratif/ administrative

Note : dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

LASIK MD est un groupe national de correction de la vue au laser qui compte plus de trente cliniques au Canada et une clinique aux États-Unis. Nous sommes aujourd'hui le chef de file en matière de correction de la vue au laser au Canada grâce à des gens comme vous! En échange de votre expérience et de votre enthousiasme, nous offrons d'excellentes perspectives de croissance, un salaire concurrentiel, des avantages sociaux équitables et plusieurs autres mesures incitatives intéressantes. Si vous êtes une personne motivée par la possibilité de changer la vie des gens en offrant un service exceptionnel et par l'occasion de bâtir votre carrière au sein d'une entreprise dynamique, engagée et de premier plan, qu'attendez-vous? Joignez-vous à notre équipe dès aujourd'hui!

La mission de LASIK MD

Grâce à la technologie la plus avancée, nous libérons les gens de leurs lunettes et de leurs verres de contact, et ce, à un prix abordable. Nous offrons des soins personnalisés de qualité supérieure et une expérience inoubliable.

Votre mission à titre d'adjoint(e) administratif/ administrative

L'adjoint sera responsable de tous les préparatifs de voyage de LASIK MD ainsi que de coordonner les différents projets reliés aux opérations. Faisant preuve de professionnalisme, de jugement et d'un sens élevé des responsabilités, l'adjoint de direction apporte un soutien administratif et professionnel à la direction et joue un rôle crucial dans la circulation de l'information. Le candidat est proactif et capable d'identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent. De plus, il est en mesure de travailler de façon autonome et excelle dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide. Le candidat idéal est également minutieux, organisé et fait preuve de tact.

Les tâches comprennent :

  • Surveiller l'accueil des invités et des colis à la réception du siège social.
  • Faire les préparatifs de voyage pour tous les professionnels et les employés (50 % du temps).
  • Faire le suivi des coûts et donner des suggestions sur la façon de mieux contrôler et réduire les coûts.
  • Préparer des présentations PowerPoint professionnelles comprenant des graphiques.
  • Organiser des réunions hors site.
  • Organiser des événements sociaux.
  • Coordonner l'achat et la livraison de cadeaux promotionnels.
  • Préparer des rapports de dépenses.
  • Faire des emplettes.

Exigences :

  • Deux ans d'expérience en soutien administratif et professionnel
  • Aptitudes avancées en informatique, notamment avec la suite Microsoft Office (en particulier Excel et PowerPoint)
  • Habileté démontrée à assurer la confidentialité et à gérer du matériel et des situations hautement confidentiels
  • Excellentes aptitudes pour la communication professionnelle écrite et verbale en français et en anglais
  • Avoir beaucoup d'entregent
  • Être autonome, brillant, extrêmement organisé et avoir un excellent sens de l'urgence
  • Être capable de travailler avec un minimum de supervision dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide
  • Être mature, proactif, indépendant et extraverti
  • Un baccalauréat dans un domaine connexe est considéré comme un atout

Détails du poste :

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein. Le candidat doit être disposé à travailler du lundi au vendredi, 40 heures par semaine. Une formation complète est offerte à tous les nouveaux employés. Si vous pensez être le candidat idéal pour ce poste, nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitæ!


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