Legal Administrative Assistant
Groom & Associates - Montréal, QC

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Reporting to: Senior Legal Counsel
Industry: Financial
Location: Old Port- Montreal, Qc. Canada
Position status: Full Time Permanent
Compensation & Benefits: competitive salary + benefits

Company profile: Our client is a diversified management and holding company. They offer very competitive benefits and a stimulating work environment.
Role: YOU will provide administrative and clerical support to the Senior Legal Counsel & Assistant Secretary

Responsibilities:
- Standard secretarial functions such as management of agenda, scheduling of meetings, managing mail, updating contacts, filing, photocopying, preparing meeting materials and correspondence, helping keep the office very organized, etc.;
- Coordination and reservation of business trips, payment of invoices and preparation of expense accounts;
- Word processing and document formatting;
 - Occasional reviewing of texts;
- Using Excel to enter and track the Corporation’s holdings in various stocks;
- Preparing PowerPoint presentations;
- Responding to internal or external information inquiries;
- Preparation of materials for various recurring transactions and audits;
- Upkeep of libraries and updates to legal reference materials.

Must:
- Two years’ minimum experience as an administrative assistant;
- Bilingual written & spoken in French & English

Requirements:
- Legal secretary or administration diploma at a specialized institute or college is an asset;
- The candidate must have superior information technology skills;
- Should have an excellent working knowledge of Microsoft Office tools;
- Must demonstrate core values, including strong ethics, professionalism, integrity, confidentiality and discretion;
- Must be able to multi-task and manage stress well during periods of intense activity;
- Must have extended availability during peak periods and unforeseen circumstances;
- Should have strong interpersonal skills and be a good team player;
- Should be able to accept constructive criticism;
- Should be able to travel very occasionally in connection with off-site board meetings
Assistant(e) Administrative Légale

Supérieur: Conseiller juridique principal
Industrie: Financière
Région: Vieux Port, Montréal, Qc. Canada
Type de poste: Temps Plein, Permanant
Salaire & Avantages Sociaux: salaire compétitif + excellents avantages sociaux

Compagnie: Notre client est une société de gestion et de portefeuille internationale diversifiée. Ils offrent des avantages sociaux très compétitifs et un environnement de travail stimulant.
Rôle: Vous fournirez un soutien administratif au conseiller juridique principal et secrétaire adjoint

Responsabilités:
- Fonctions de secrétaire standard tels que la gestion de l'agenda, organisation des réunions, gestion du courrier, contacts mise à jour, classement, la photocopie, la préparation des documents de la réunion et de la correspondance, aidant à garder le bureau très organisée, etc;
- Coordination et réservation de voyages d'affaires, le paiement des factures et la préparation des comptes de dépenses;
- Le traitement de texte et le formatage de documents; révision occasionnelle de textes;
- Utilisation d'Excel pour entrer et suivre les participations de la Société dans différents stocks;
- Préparer des présentations PowerPoint;
- Répondre aux demandes d'information internes ou externes;
- Préparation de matériaux pour les différentes opérations et les vérifications périodiques;
- Entretien des bibliothèques et des mises à jour des documents de référence juridiques.

Exigences Indiscutable:
- Deux (2) ans d’expérience minimum en tant qu'assistante administrative;
- Bilingue écrit et parlé en français et en anglais

Compétences Idéales:
- Secrétaire juridique ou un diplôme d'administration dans un institut spécialisé (atout)
- Le candidat doit posséder des compétences supérieures en technologie de l'information;
- Excellente connaissance des outils Microsoft Office;
- Démontrer valeurs d’une éthique forte, le professionnalisme, l'intégrité, la confidentialité et de discrétion;
- Être en mesure d'effectuer plusieurs tâches et à gérer le stress et pendant les périodes d'activité;
- Doit avoir étendu la disponibilité pendant les périodes de pointe et de circonstances imprévues;
- Avoir d'excellentes compétences interpersonnelles et être un bon joueur d'équipe;
- Devrait être en mesure d'accepter la critique constructive;
- Être en mesure de voyager très occasionnellement dans le cadre de réunions du conseil d'administration hors site.


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