Adjointe Exécutive/ Executive Assistant
Groom & Associes - Montréal, QC

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Adjointe Exécutive

Titre du poste: Adjointe Exécutive
Supérieur : Chef de la direction
Région: Montréal
Nature du poste: Permanent
Salaire: 50K - 70K + 5% boni

POUR POSTULER: Créez un profil sur notre site web et envoyez votre CV à Alana

Profil de la compagnie:
Notre client est une compagnie très bien établie. Il offre des avantages incroyables et un environnement de travail agréable.

Responsabilités :

  • Agir à titre d’agent de liaison pour le Chef de la direction dans toutes les activités courantes: visiteurs, appels téléphoniques, correspondance, courriels; et apporter des éclaircissements ou identifier les mesures à prendre, recueillir les faits, préparer les réponses à fournir, les notes de rappel ou rediriger les mesures à d’autres membres de l’équipe.
  • Assurer la gestion de l’agenda du chef de la direction ainsi que l’accomplissement de différentes tâches administratives
  • Établir les itinéraires de voyage et effectuer les réservations nécessaires. Pourrait être demandé à voyager lorsque requis.
  • Préparer, rédiger et expédier l’ordre du jour des réunions et des différents comités ainsi que d’y assister
  • Coordonner, effectuer et suivre les réservations de voyages: avion, train, hôtel, salles et chauffeurs
  • Planifier, coordonner et organiser les réunions (réservations des salles, équipements et documentation nécessaire, planification de la restauration, hébergement et transport)
  • Aider à la création et mise en place de procédures et veiller à leur application
  • Préparer et gérer la documentation, formater et modifier les lettres, rapports et toute autre correspondance à partir de l'information fournie jusqu'à la version finale.

Exigences :

  • Capacité à développer et à maintenir des contacts productifs avec la clientèle externe et interne et présenter une image professionnelle et positive.
  • Capacité d’organisation
  • Avoir fait preuve d’une habileté à prendre des mesures de façon indépendante et utiliser un bon jugement.
  • Avoir fait preuve d’une habileté à maintenir discrétion et confidentialité.
  • Excellentes habiletés de communication à l’oral et à l’écrit.
  • Fortes habiletés organisationnelles et en gestion du temps.
  • Interagir efficacement avec toutes les fonctions organisationnelles de même qu’à l’externe
  • Habiletés à effectuer des recherches et faire preuve d’un esprit analytique.
  • Connaissances approfondies et compréhension du milieu des affaires.
  • Niveau avancé de connaissances des logiciels de bureau, notamment MS Office (Word, Excel, Power Point)
  • Esprit d’équipe

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Executive Assistant

Title: Executive Assistant
Reports to: CEO
Location: Montreal
Position status: Permanent
Salary: 50K - 70K + 5% bonus

TO APPLY: Please create a profile on our website and send your resume to: Alana

Company profile:
Our client is a well-established organization. They offer amazing benefits and a great working environment.

Responsibilities:

  • Acts as key liaison for the CEO by screening visitors, phone calls, mail and email. Clarifies or highlights required action, investigates facts, initiates response, prepares briefing notes or may redirect to others for action.
  • Organizes executive calendar, clarifying purpose, priorities and required materials for appointments, meetings, conferences, and seminars. This includes assisting in the preparation of all required reports & technical presentations for regular Board and Committee meetings.
  • Coordinates all travel arrangements and other logistical details, may be called to travel at times.
  • Compiles daily priority file and reviews key issues, action items, pending deadlines, briefing notes, reading materials and meeting preparations with executive.
  • Plans and coordinates meetings and events, including invitations, facilities, catering, equipment, materials, agendas, and minutes, follow-up on action items, guest liaison, and other related requirements. Participates in team meetings and/or committees.
  • Prepares correspondence, presentations, statistics, and reports, making editorial changes, contributing content and designing graphics as needed. Also organizes and maintains executive’s files, records and other materials.
  • Develops and refines administrative procedures, using technology to streamline processes.

Requirements:

  • Excellent written and verbal communication skills
  • Ability to develop and maintain strong relationships with internal and external clients, and present a professional and a positive image
  • Ability to work autonomously
  • Demonstrated ability to maintain discretion and strict confidentiality
  • Requires a strong team spirit and is proactive
  • Flexibility and ability to adapt to a changing environment
  • Advanced organizational and time management skills
  • Demonstrated research and analytical skills
  • In-depth knowledge and understanding of the relevant areas of business
  • Advanced skills in office software including MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook

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