Proposal Specialist
Forensic Technology - Montréal, QC

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Spécialiste des soumissions
Figurant au palmarès 2010 des 50 entreprises les mieux gérées au Canada et à celui des 50 meilleurs employeurs, petites et moyennes entreprises au Canada - 2011, Forensic Technology a innové dans le domaine de l'identification balistique automatisée il y a 19 ans et reste un leader dans le domaine des technologies qui favorisent une société plus sûre. Nous sommes associés à des centaines de services de sécurité publique dans plus de 57 pays et territoires, et nous leur fournissons des solutions viables et rentables. Nous possédons une solide expérience en matière de solutions réseau évolutives et employons une équipe spécialisée, composée d'ingénieurs, de chercheurs, spécialistes en armes à feu et autres professionnels, dans le monde entier.

Description de poste

En tant que membre de l’équipe des ventes, le Spécialiste des soumissions et contrats est responsable de la production des soumissions commerciales et doit veiller à ce que celles-ci, ainsi que tous les contrats en découlant, protègent les intérêts et la propriété intellectuelle de l’entreprise, maximisent le rendement financier et opérationnel et minimisent le risque de réclamations.

Pour préparer des soumissions, le candidat recueillera toutes les informations pertinentes, produira la table de tarification, rédigera les ébauches et veillera à ce qu’elles soient révisées et approuvées par les intervenants concernés. Pendant la révision des contrats, le candidat sera responsable de l’identification de toute condition ou modalité qui ne reflète pas ce qu’était proposée ou acceptée par le client. Pendant l’exécution du contrat, le candidat veillera au respect, par toutes les parties, des modalités et conditions.

Rôles et responsabilités

Revue de contrats
Responsable de :
a)Réviser des contrats et ententes provenant de tous les territoires et s’assurer que le document reflète ce qu’était proposé ou accepté par le client;
c) veiller au respect, par toutes les parties, des modalités et conditions des contrats;

Rédacteur de soumissions (pour le territoire désigné)
1. Responsable de toutes les activités liées aux soumissions pour le territoire désigné, y compris les suivantes :
a)examen des demandes de soumissions internes ou des documents d’offres aux clients, identification et communication des exigences techniques et commerciales à tous les intervenants concernés;
b) examen de l’historique des comptes afin d’assurer la continuité des prix et de la réponse;
c)pour les demandes de propositions (DP), préparer et publier un échéancier de projet visant à ce que la soumission soit livrée au plus tard à la date et à l’heure d’échéance;
d) organiser des réunions de lancement de soumission au besoin;
e)obtenir la collaboration des groupes Ventes, Marketing de produit, Ingénierie, Soutien à la clientèle, Financement, Juridique ou autres, suivant les besoins;
f) examiner et comprendre les modalités et conditions des documents d’offres, identifier les exceptions au besoin;
g) préparer les feuilles de calcul du prix en fonction du coût (feuille verte) pour discussion avec les Ventes;
h) obtenir ou demander au Coordonnateur des soumissions d’obtenir les pièces juridiques requises et assurer la coordination avec le notaire, la chambre de commerce et le consulat selon les besoins;
i) rédiger les ébauches des exigences techniques et commerciales communes, intégrer les commentaires des autres intervenants afin d’assurer une réponse homogène à l’appel d’offres;
j) préparer la soumission finale aux fins d’approbation et veiller à ce que tous les intervenants concernés approuvent la soumission.
3. Traduire en français les nouvelles clauses.
4. Tenir les registres à jour.

Gestion des Accords Niveau Service (pour le territoire désigné)
a)responsable du suivi des renouvellements et de l’émission de soumissions au moins trois mois avant la date d’expiration;
b) responsable de la tenue à jour du registre (feuille arc-en-ciel);
c) responsable de la tenue à jour du système CRM.

Qualifications et expérience

  • Études : cégep ou plus.
  • Expérience : cinq ans à sept ans d’expérience dans les opérations de ventes (ventes internes).
  • Expérience dans la rédaction des ententes/ébauches dans un environnement d’haute technologie.
  • Excellentes aptitudes à la communication en anglais et en français, l’espagnol constituant un atout.
  • Bonne connaissance des principes de négociation des contrats, y compris les instruments financiers et juridiques (lettres de crédit, garanties, procurations, etc.)
  • Bonne connaissance des statuts et règlements ayant trait au commerce international (p. ex. Incoterms) ainsi que des règles de comptabilisation des produits.
  • Excellent sens des affaires.
  • Négociateur chevronné.
  • Utilisateur expert des outils MS Office, particulièrement MS Word et MS Excel.
  • Excellentes aptitudes à l’organisation et entregent.
  • Flexible, dynamique, capable de respecter des échéances serrées.

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Proposal Specialist

Listed in the Top 50 best managed companies in Canada for 2010 and the 50 best employers, small and medium-sized businesses in Canada for 2011, Forensic Technology pioneered automated ballistics identification 19 years ago and continues to be a leader in ballistics and firearms identification technologies that promote a safer society. We partner with hundreds of public safety agencies in over 57 countries and territories, providing cost-effective and sustainable solutions. With vast experience in scalable-networked solutions, we employ a dedicated team of engineering, scientists, firearms specialists and other professionals around the world.
Job summary
Reporting to the Sales Operations Team Lead, the Proposals/Contracts Specialist is responsible for producing commercial proposals while ensuring that these proposals and any resulting contracts protect the interests and the intellectual property of the corporation, maximizes financial and operational performance, and minimizes the risks of claims.

When producing proposals, the candidate will collect all pertinent information, produce the pricing sheet, draft the proposal, and ensure it is reviewed and approved by stakeholders. When reviewing contracts, the candidate will be responsible for identifying any term or condition that may not reflect what was proposed or agreed to with the Customer. During the contract execution, the candidate will ensure compliance to the terms and conditions by all parties.

Roles and responsibilities
Contract Review
Responsible for:
a) Reviewing contracts and agreements from all territories and ensuring the document reflect what was proposed or agreed to with the Customer.
b) Overseeing compliance by all parties to contract terms and conditions

Proposal writer (for the assigned territory)
1. Responsible for all proposal activity, to specified territory, including the following:
a) Review internal proposal request and/or customer bid documents and identify and communicate the technical and commercial requirements to all stakeholders;
b) Review account history to ensure consistency in pricing and response;
c) For Request For Proposals (RFP), prepare and publish a project schedule, if required, to ensure the proposal will be delivered before or on the due date and time;
d) Organize bid kick-off meeting, when required;
e) Obtain collaboration from Sales, Product Marketing, Engineering, Customer Support, Financing, Legal, and other groups as required;
f) Review/understand bid terms and conditions. Identify exceptions as required;
g) Prepare cost-pricing worksheet (green sheet) for discussion within Sales;
h) Procure legal documents and coordinate with notary, chamber of commerce, consulate, as required;
i) Draft answers to common technical and commercial requirements, and integrate input from other stakeholders to ensure a homogeneous response to the bid;
j) Prepare final proposal for approval and ensure all stakeholders approve the proposal;
2. Translate new clauses to French
3. Keep log books up-to-date

Service Level Agreement management-(for the assigned territory)
a) Responsible for tracking renewals and issuing proposals at least 3 months before expiration date
b) Responsible for keeping log book up-to-date (rainbow sheet)
c) Responsible for keeping CRM up-to-date

Qualifications and experience

  • Education : Cegep or higher
  • Experience : 5 to 7 years + experience with Sales support (Inside Sales)
  • Experience in writing proposals/contracts in a hi-tech environment.
  • Excellent communication skills in English and French with Spanish being an asset
  • Familiar with contracting concepts, including financial and legal instruments (letter of credit, bonds, power of attorney, etc.)
  • Familiar with international trading rules and regulations (e.g., Incoterms) and revenue recognition rules
  • Excellent business acumen
  • Proficient negotiator
  • Proficient with MS Office tools, specifically MS Word and MS Excel
  • Excellent organizational and interpersonal skills
  • Flexible, dynamic, with the ability to work under tight deadlines
  • Positive attitude with demonstrated leadership skills to sure up the teaming process

Indeed - 23 months ago - save job
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