Customer Relations / Incoming Requests Coordinator
Diner en Blanc International - Montréal, QC

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Position: Customer Relations / Incoming Requests Coordinator
Availability: Part-time position (20 hours per week on 3 days) Possibility of Full-time within 1 year.
Salary: 15$-18$ an hour based on experience (Junior, Intermediate, Senior)
Office location: Mile-End (Plateau Mont-Royal area), Montreal

Skills:

  • Excellent English language skills (oral and written) – The primary language is English. Good French language skills (oral and written). Spanish is a very strong asset. Portuguese or any other language is an asset.
  • Excellent Organizational skills and excellent at respecting schedules and following up.
  • Excellent Communication and Customer Relations skills
  • Strong Analytical and Decision Making Skills
  • Professional telephone etiquette.
  • Autonomy
  • Flexible working hours
  • Computer literate (PC), comfortable using Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), grasp of Google Calendar and Google docs, experience with CRM tools is an asset.
  • 4 years + experience in sales/client management including document tracking and handling incoming sales requests from potential clients.

Job Summary:
The Customer Relations Coordinator is responsible for responding to requests of hosting events in cities worldwide. The Coordinator will lead potential event hosts for new cities through the application and selection process. In addition, the Customer Relations Coordinator will also be responsible for all details relating to contract renewals.

Description of Responsibilities

  • Experienced in tracking and following up on incoming requests from potential clients.
  • First respondent (via email) for incoming requests to host events around the world.
  • Responsible for entering and following up with clients in database (CRM), scheduling and coordinating all interviews.
  • Responsible for holding interviews via phone and "Skype" with applicants.
  • Responsible for requesting and coordinating all the Submissions of Proposals / CVs / Contracts.
  • Responsible for the analysis of incoming requests and the selection of teams, restructuring teams or renewing teams in each city
  • Answer questions relating to contracts and seeing to the signing of documents.
  • Explain general event guidelines to potential event organisers.
  • Keeping a calendar with all projected events information.

Poste à combler:
Coordonnateur (trice) de nouveaux clients / Relations avec la clientèle
Disponibilité: poste à temps partiel (20 heures par semaine sur 3 jours) Possibilité de temps plein pendant l’année, ou à la fin de l’année.
Salaire: 15 $-18 $ de l'heure selon l'expérience (Junior, Intermédiaire, Sénior)
Lieu de travail: Mile-End (arrondissement Plateau Mont-Royal), Montreal

Compétences:

  • Excellentes aptitudes en anglais (oral et écrit) - La langue principale de travail est l'anglais. Bonnes compétences en français (oral et écrit). L'espagnol est un atout. Le Portugais, ou toute autre langue est un atout.
  • Excellente compétence organisationnelle et facilitée à respecter les horaires / assurer un suivi de qualité.
  • Excellentes aptitudes en communication et relations à la clientèle.
  • Esprit d’analyse et prises de décisions.
  • Assurance, bonne diction et représentation téléphonique de l’image de la compagnie.
  • Autonomie
  • Heures de travail flexibles
  • Excellentes connaissances informatique, habiletés avec Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), compréhension de Google Agenda et Google Docs , l'expérience avec les outils CRM est un atout .
  • 4 ans + d’expérience en vente / gestion de clients, y compris suivi et traitement de requêtes de services.

Description du poste :
Le Coordonnateur de nouveaux clients / Relations à la Clientèle répond aux demandes des nouveaux organisateurs dans le monde souhaitant organiser un Dîner en Blanc dans leur ville.
Il / elle sera en charge du suivi de ces demandes, du premier courriel rentrant jusqu’à la signature du contrat : Informations (courriel, téléphone), suivi du processus, sélection des candidats)
Il / elle sera également responsable des renouvèlement de contrats des organisateurs existants.

Description des responsabilités :

  • Assurer le suivi / la vente des demandes entrantes provenant de clients potentiels à l’international. (courriel, téléphone)
  • Expliquer le concept du Dîner en Blanc et répondre aux questions des

organisateurs potentiels.

  • Intégration des clients dans la base de données (gestion CRM – gestion relations

clients), et coordination de toutes les entrevues.

  • Effectuer les entrevues par téléphone et/ou "Skype" avec les organisateurs

potentiels.

  • Coordination et suivi administratif des candidatures (CV / contrats)
  • Analyser les demandes reçues / analyser la structure des équipes / assurer la

sélection des organisateurs / assurer le renouvèlement de contrat dans chaque
ville.

  • Répondre aux questions relatives aux contrats, faire approuver des

changements légaux et suivis des contrats jusqu’à leur signature.

  • Expliquer le concept du Diner en Blanc et donner l’envie aux organisateurs

de rejoindre le réseau du Dîner en Blanc.

  • Tenir à jour un agenda des évènements à venir.

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About this company
Qu'est-ce qu'un Dîner en Blanc: Il s'agit d’une grande réunion d’amis qui se réunissent une fois par an...