Operations and Facilities Supervisor/Responsable, opérations
Air Canada Vacations - Montréal, QC

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Are you looking for a challenge? Are you able to tackle on any challenges and solve issues efficiently? The ideal candidate for this opportunity will be a self-starter, resourceful candidate that will be able to communicate with employees at all levels of the organization. This employee will be responsible for office requirements in order to provide the support needed regarding purchases, rental, inventory and administration of merchandises, rental spaces and services intended for Canadian offices.

RESPONSIBILITIES:

  • Ensure rental spaces are used efficiently and that users have access to the equipment they need to carry out their daily tasks;
  • Prepare Executive summaries for managers approval and further presentation to our executives
  • Coordinate administration of legal documents
  • Gather all pertinent information from various sources and prepare budget forecasts/variances
  • Liaise and maintain a close and credible business relationship with landlords, other internal departments, users, etc,
  • Monitor and validate reconciliation of rental payments; investigate any discrepancies & contest if appropriate.
  • Gather all relevant information and prepare AFC's for manager's approval
  • Coordinate along with Air Canada internal review of agreements with law, Insurance and Taxation departments and ensure that Executive summaries are complete
  • Perform ad hoc analysis and studies by obtaining all relevant information; review results and impact and discuss with manager for action
  • Prepare the budget conditions relevant to funding and utilization of office supplies, business forms, renovation of the premises, courier costs and storage;
  • Elaborate a listing of yearly costs of office supplies and budget preparations;
  • Prepare and perform studies and benchmarking intended to settle quotation parameters. Analyze quotation results and select suppliers;
  • Buy the office supplies and business stationery (business cards, paper, pocket envelops, etc.);
  • Ensure an appropriate maintenance program for all office equipment.
  • Control the flow of supplies, business stationery and other similar merchandise (procurement and use);
  • Maintain archive inventories up to date, process requests and dispatch archive boxes to the supplier;
  • Cross check supplier billings, inscribe them with appropriate codes and submit them to appropriate departments for approval;
  • Establish a register in order to monitor the use of courier, fax machine; photocopier and archive services;
  • Coordinate along with the Human Resources department, the activities related to policies and office systems;
  • Liaise with landlords in order to ensure the appropriate services and maintenance are delivered, as well as advising them of our requirements;
  • Perform other tasks as required by immediate supervisor.

KNOWLEDGE AND SKILLS REQUIRED

  • College diploma in Administration with 3 to 5 years experience in a similar position,
  • Negotiation skills
  • Knowledge of quoting and purchasing as well as contracts, rental and options when needed
  • Knowledge about facilities maintenance and real estate
  • Excellent judgement, initiative, interpersonal skills
  • Detail oriented
  • Bilingual
  • Able to perform manual labour on some occasion.

ABOUT AIR CANADA VACATIONS

Air Canada Vacations is a leading Canadian tour operator offering a wide selection of vacation packages to destinations across Mexico & the Caribbean, Central and South America, Europe, Asia, the South Pacific, Canada and the U.S.A. and is a repeat recipient of the Consumer's Choice Award for favourite Travel Wholesaler. Air Canada Vacations offers convenient connectors from 65 Canadian cities, Executive Class® service, on-demand seat-back entertainment from gate to gate on most flights, mobile app, web and mobile check-in and Aeroplan® Miles. Air Canada Vacations is headquartered in Montreal and has an office in Toronto. Visit www.aircanadavacations.com for more information.

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RESPONSABLE, OPÉRATIONS ET INSTALLATIONS

SOMMAIRE : Responsable de la gestion des besoins bureautiques afin d'assurer le soutien nécessaire pour les achats, la location, l'inventaire et l'administration des marchandises, des espaces locatifs et des services pour les bureaux au Canada et les destinations.

RESPONSABILITÉS :

  • S'assurer que les espaces locatifs sont utilisés de manière efficace et que les utilisateurs ont accès à l'équipement nécessaire pour l'exécution de leurs tâches;
  • Préparer les sommaires exécutifs qui devront d'abord être approuvés par les chefs de service puis présentés aux directeurs;
  • Coordonner l'administration des documents légaux;
  • Recueillir toutes les informations pertinentes auprès de diverses sources et préparer les

prévisions/variations budgétaires;

  • Entretenir une relation étroite et professionnelle avec la direction des édifices, les autres services internes, les utilisateurs, etc.;
  • Faire le suivi et valider le rapprochement des paiements de loyer; chercher les causes de tout écart et soumettre une contestation le cas échéant;
  • Recueillir tous les renseignements pertinents et préparer les tarifs et frais additionnels aux fins de l'approbation des chefs de service;
  • Coordonner avec le Service juridique, le Service des assurances et le Service des charges fiscales la révision interne des ententes et s'assurer que les sommaires exécutifs sont complets;
  • Effectuer des études et des analyses ad hoc en obtenant tous les renseignements pertinents, examiner les résultats et les conséquences et discuter des solutions avec les chefs de service;
  • Préparer les conditions budgétaires se rapportant au financement et à l'utilisation des fournitures de bureau, aux solutions d'affaires, aux rénovations des locaux, aux services de messagerie et à l'entreposage;
  • Établir une liste de coûts des fournitures de bureau annuellement pour la préparation des budgets;
  • Préparer et effectuer des études et des analyses comparatives en vue de fixer les paramètres de soumissions, analyser les résultats des soumissions et choisir les fournisseurs;
  • Acheter les fournitures de bureau et la papeterie commerciale (cartes d'affaires, papier, billets, étiquettes de bagages, enveloppes, etc.);
  • Assurer un programme d'entretien adéquat pour tout le matériel de bureau ainsi que la salle de serveurs (UPS, système à préaction et CVC);
  • Contrôler le flux (approvisionnement et utilisation) des fournitures, de la papeterie commerciale et des autres marchandises similaires;
  • Tenir à jour l'inventaire des archives, répondre aux demandes et acheminer les boîtes d'archives chez le fournisseur;
  • Vérifier les factures des fournisseurs, y inscrire les codes appropriés et les soumettre aux services concernés pour approbation;
  • Instaurer un système de registres pour contrôler l'utilisation des services de messagerie, du

télécopieur, du photocopieur et du service d'archivage;

  • Coordonner avec le Service des ressources humaines les activités relatives aux pratiques et aux systèmes de bureau;
  • Collaborer avec la direction des édifices afin d'assurer un service et un entretien adéquats, en plus de leur transmettre les besoins de l'entreprise;
  • Exécuter d'autres tâches telles qu'exigées par le supérieur immédiat.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES

  • Diplôme d'études collégiales en administration ainsi que 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire;
  • Compétences de négociation;
  • Bonne connaissance du processus de soumission et d'achat, de même que des contrats, de la location et des options au besoin;
  • Bonne connaissance de l'entretien des installations et de l'immobilier;
  • Excellent jugement, bonne initiative et compétences interpersonnelles;
  • Souci du détail;
  • Bilinguisme;
  • Capacité à effectuer des travaux manuels.

À PROPOS DE VACANCES AIR CANADA
Vacances Air Canada est l’un des plus importants voyagistes au Canada, proposant un vaste choix de forfaits pour des voyages d’agrément au Mexique et dans les Caraïbes, en Amérique centrale et en Amérique du Sud, en Europe, en Asie, dans le Pacifique Sud, au Canada et aux États-Unis. Elle est plusieurs fois lauréate du prix du choix des consommateurs à titre de meilleur grossiste en voyages. Vacances Air Canada offre des vols de correspondance pratiques depuis plus de 65 villes canadiennes, le service en classe AffairesMD, le divertissement sur écrans vidéo individuels à commande tactile du départ à l'arrivée sur la plupart des vols, l’application mobile, l'enregistrement en ligne et mobile, de même que la possibilité d’accumuler des milles AéroplanMD. Le siège social de Vacances Air Canada est à Montréal et possède un bureau à Toronto. Pour obtenir de plus amples renseignements, visitez www.vacancesaircanada.com.


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