Adjointe administrative
Agence Photobanque - Sherbrooke, QC

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Agence Photobanque| adjointe de direction- réceptioniste
Entreprise
Agence photographique bien établie dans le domaine de l’image depuis plus de 20 ans et en constante évolution est à la recherche d’un(e) secrétaire- réceptionniste pour combler un poste immédiatement.
Rôle
La personne titulaire de ce poste assure la réception de la clientèle et prépare des rapports, de la correspondance et d’autres documents.
Tâches
- Assurer la réception;
- Répondre et transférer, de façon professionnelle et courtoise, les appels téléphoniques et les demandes d’information générale à la personne appropriée;
- Assurer le traitement du courrier reçu et sortant, par la poste ou par messagerie;
- Coordonner les rendez-vous, et organiser la logistique de certaines réunions,
- Soutenir la direction dans la création, la rédaction et la mise en page de documents dans les deux langues;
- Préparer et expédier les commandes de fournitures de bureau, et en tenir à jour l’inventaire;
- Gérer l’expédition de marchandise au niveau local
- Participer à la tenue à jour de certaines listes (téléphoniques, logiciel de base de donnée, etc.);
- Effectuer l'archivage manuel et électronique de divers types de documents;
- Gérer la hiérarchie de fichiers et répertoires électroniques sur divers plateformes (réseau, FTP, etc.)
- Ouvrir et mettre à jour les dossiers clients;
- Supporter l'équipe de gestion dans toutes les activités reliées à l'administration;
- Rédiger et faire parvenir des lettres, soumissions et autres documents aux clients et différents intervenants; *
- Traitement des commandes des clients et des envois de réimpressions
- Effectuer toute autre tâche connexe.
Support à la direction

  • Comptabilité : Faire les entrées aux livres des factures fournisseurs et clients ; préparer les documentations diverses à l’interne, de candidatures, etc:
  • Rapport de taxes
  • Préparation des chèques
  • Suivi du paiement des factures
  • Préparation du bilan des événements

Exigences et qualités requises

  • Détenir un DES ou un DEP en secrétariat;
  • Posséder de 1 à 2 années d’expérience dans un poste de secrétaire-réceptionniste ou tout autre poste connexe;
  • Excellente connaissance de Microsoft Office sur Mac (mail, Word, Excel et PowerPoint) ; suite Photoshop (un atout), Filemaker (un atout).
  • Habilités de communication et de service à la clientèle
  • Excellente capacité rédactionnelle
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits
  • Connaissance du milieu photographique, un atout
  • Connaissance de La Casserole, un atout
  • Très bon sens de l'organisation et de l'initiative
  • Polyvalence, autonomie et dynamisme
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois avec de brèves échéances
  • Conditions de travail
  • Entrer en fonction : mi-juin
  • Poste temps plein, 5 jours par semaine
  • 35 heures/semaine
  • Salaire à discuter
  • Environnement de travail vivant et agréable

Pour postuler____________________________________
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